前期准备工作

（一）交房组织机构

由于平昌·龙锦湾一期的交付，将涉及四个相关单位：房地产开发企业（开发商）、销售部、承建单位、物业管理公司，按照一般的物业交付惯例，由房地产开发企业牵头成立入伙交房领导小组，并由房地产开发企业担任领导小组组长，其余涉及各方担任副组长单位。为确保交房工作的顺利开展，由贵公司各相关部门密切配合，成立交房工作小组，其组织机构如下：

（二）交房工作小组各成员职责

1、总指挥

负责交房工作的整体指挥、监督。

2、组长

负责交房工作的整体安排。

协调各相关部门之间的工作安排，统一行动，互相配合。

定期召开小组工作会，互相通报各部门准备情况，统一思想，统一认识。

定期向总指挥汇报前期交房准备工作。

3、现场督导：（）

负责各部门工作进度的跟进、检查和督导并及时向组长或总指挥汇报。

（三）物业部（负责人：）（年月日前全部完成）

1、准备相关资料：

Ø《业主临时公约》、《承诺书》

Ø《前期物业管理服务协议》

Ø《装修指南》

Ø《业主登记表》

Ø《交房程序表》

Ø《物业交房验收表》

Ø《物品资料签收表》

Ø《物业服务手册》

Ø《房屋使用说明书》、《房屋质量保证书》

2、与工程部共同验收所有房屋（接管验收时，完善房屋门牌号，各户门牌号必须对应），提出整改意见。（年月份验收完成，月日所有整改工作完成）。

3、物业公司保洁进行小区的开荒工作。（年月份前完成）

4、接收并监督整改有问题房屋，物管部接受完所有钥匙。（年月份完成）

二、物品准备：

A、房屋确认组：交房程序表、业主资料、指示牌一个。

B、公司财务组：验钞机一台、计算器一部、印泥、纸巾、签字笔、指示牌一个、鲜插花一盆。

C、物业收银组：验钞机一台、计算器一部、印泥、纸巾、签字笔、指示牌一个、鲜插花一盆。

D、签约组：前期物业管理服务协议、业主临时公约等资料、计算器一部、印泥、纸巾、签字笔、指示牌一个、鲜插花一盆。

E、看房验收组：夹板10个、房屋验收登记表、房屋验收统计表、鲜插花一盆、指示牌一个。

F、钥匙领用组：业主登记表、业主钥匙及资料盒、手提袋、业主手册、业主资料、物品领用登记表、房屋使用说明书、房屋质量保证书、业主收房统计表、档案袋、指示牌一个。

G、物业咨询及应急突发事件处理组：鲜花、相关法律法规、指示牌一个。

H、后勤保障组：对讲机部、条桌张、椅子把、小雨伞把、饮水机、纸杯、食品若干、欢迎横幅、交房流程图（公示）、办公桌上放置的标志牌（如问询、物业财务等）、卫生间方向指示牌、洗手间标识、交楼现场区间指示牌、进出停车场指示牌、楼梯防滑提示牌、办理手续和验房方向指示牌、消防疏散标识、大型伞架到位、移动消防器材、一定数量的植物和鲜花。

三、停车场的准备（年月份准备完毕）

Ø停车场按规范全方位的准备好，包括地面处理、画线、车库入口限高、现速、禁鸣喇叭标示，机械停车装置安装调试，档车杆，智能停车系统；

Ø安全监控系统；

Ø消防疏散标识；

Ø正常和应急照明系统、方向指示牌，转弯处的反光镜；

Ø停车场管理规定及收费批准文件并公示，购买发票；

Ø停车员专用反光衣；

Ø应急处理预案；

Ø内部管理表格（进出车辆登记、交接班、巡查、收费登记、现金缴费情况登记、异常情况登记等）；

Ø停车场管理制度制订；

Ø为保障交房当日工作，事前与区域交通管理单位取得联系，保障交通出入口畅通无阻；

Ø暂不能投入使用的区域应注意封闭，并有明显的告知公示。

四、设备设施（年月前完成）

Ø相关区域内的设施设备基本完善；

Ø电力系统，包括自备发电机组正常并可随时投入使用状态，停送电标识牌、高低压配电房设施设备及管理制度和人员均达到正常运转要求；

Ø消防系统和组织架构及人员落实；

Ø使用区域内的给排水系统可正常运转，各种管网不同颜色油漆及防腐处理完成；

Ø从地下室停车场到各楼层的电梯正常；

Ø设施设备标识系统到位；

Ø地下停车场和各楼层的照明和应急照明系统完好；

Ø各种设施设备的标识及挂牌到位；

Ø应急疏散通道通畅；

Ø应急疏散标识系统完善。

五、人员到位和培训（年月前完成）

Ø事前对所有工作人员进行相关培训，特别是交房、验房工作小组的成员；

Ø按制订的应急预案进行培训和训练；

Ø不同操作规定、制度粘贴出来；

Ø人员安排计划落实，包括值班、检查、单项事务负责人等。

六、客户服务中心（年月前完成）

Ø具备正式使用条件；

Ø具备住户前来办事时的舒适接待条件；

Ø通讯畅通；

Ø饮水机和纸杯；

Ø生活情调布置，准备一些杂志报刊供业主阅读；

Ø管理表格完善：特约服务价格表、特约服务登记表、停车位申请表、停车位使用价格表、停车位使用管理协议书、装饰装修申请表、出门条、电话宽带ADSL、传真、共用电视等申请表、报修登记表、回访调查表（维修、家政等上门服务）、代订书报杂志申请表、办公室或步行街内部清洁服务合同、房屋代理租售协议书、钥匙登记管理表；大厦日巡查表；装修加班申请表（业主使用）、附近常用公共服务单位名称、地址、电话、联系人告知栏等等。

七、其他准备工作（年月前完成）

Ø内部计算机网络安装调试完成，请最好使用专业物业管理软件辅助管理（艾博软件）；

Ø对讲机、内部和外部电话畅通，内部通讯录完整（包括移动电话）；

Ø维修工具、常用备品备件，热敏纸印刷一式四联的《维修派工单》（业户、维修人、客户服务部、财务部）（成批印刷），主要维修单位负责维修人员的联系电话及方式，常用维修项目价格表（上门维修人员每人持有已经过塑的）；

Ø保洁工具、低质易耗品、开荒用品、相关管理表格；

Ø安管用具、巡夜工具、雨天用具，相关管理表格；

Ø所有工作人员规范可更换的工作装及饰物，更衣间及私人物品保管柜；

Ø考勤制度及打卡机安装到位；

Ø满足财务管理的表格和帐本、满足库房管理的台帐、库房、其他管理凭证及制度。

八、销售部（负责人：）

与工程部、办公室联系，对房屋位置、面积做最终确认。（年完成）

准备房屋面积确认书。（完成）

向业主发放收房通知书。（前完成）

Ø与广告公司联系刊登收房报纸广告，广告时间规定为年月日－月日一个月交房时间。入伙交房公告（月日前落实内容及版面等）

Ø入伙公告中涉及物业管理的内容提示，特别是对入伙人没有按时接收房屋时，物业管理费用和公共区域能耗的分摊内容和责任及时限明示；

Ø接收房屋不同时间分区及分户告知；

Ø入伙准备相关合法手续告知；

Ø准备费用告知（预收一年的物业管理费、装修垃圾清运费、生活垃圾处置费、维修基金、二次供水水池清洗费等『根据普洱市墨江县的规定和惯例而定』）。

九、开发商工程部（负责人：）

1.2.6.1组织工程验收，并在月日前将所有房屋交给物业部。

1.2.6.2针对物业部提出的房屋问题整改意见，组织施工队整改。（月日前完成）

1.2.6.3将所有钥匙交付物业部（月日完成）

1.2.6.4解决通水、通电问题。（月日完成）

十、财务部（负责人：，月日前完成，并将相关情况通知销售部、物业部）

掌握各业主交款情况。

工程、销售部核对面积后，确定各业主补交或退还多交房款。

十一、交房工作安排

1、交房组织架构：

2、交房时间

月日月日为集中交房时间，各部门联席集中办公。

具*房安排如下：

A、到现场收房；

B、到现场收房；

C、到现场收房。

3、交房地点：【】

4、现场布置及标准（年月日，完成准备，届时开展相应工作）

Ø现场气氛营造：升空气球、充气拱门、彩色气球带、红色布幅、灯笼或彩飘，公司当日大幅交房广告；

Ø主要入口设礼仪安管双岗，配岗位墩和遮阳伞具；

Ø业主的休息区、业主午餐区、饮水区；

Ø各办理组位置设置；

Ø物业咨询和应急咨询处理房间设置。

Ø如需要临时占用公共区域，请事前与相关部门协调；

Ø按公共大型活动类型，报直接管理政府相应部门，如：派出所、街道办事处、环卫、交警等备案，并有事可请求紧急支援的事宜；

5、交房现场布置标准：

A、交房现场必须与施工现场用实物（墙体、铁皮板、木板等）相隔离。施工现场停止施工；

B、外部环境、地下车库整齐干净，无建渣，冲洗干净；

C、水景点水景保持清洁，并全部开启；

D、房间卫生：地面不起灰尘，窗户干净、明亮，全部关闭，门厅、楼道、外墙整洁无建筑污迹；

E、现场分为交房办理区、业主休闲区、咨询区和材料装修公司展示区、区域内布置整齐、清爽；

F、物业咨询和应急处理建议设置单独房间。

6、交房工作人员安排及工作内容

A、业主身份确认组

组长：

成员：

职责：

1、负责对业主的接待，解释宣传交房的流程，发放交房程序表、房屋验收表、业主家庭成员一览表。

2、业主确认最终的房屋面积，办理好确认书。手续办理完毕后，在交房程序表上签字确认。

3、负责引领业主到公司财务部结清所有款项。

4、负责引领业主按程序办理好其它手续。

5、为业主解释好其它咨询事宜。

B、地产财务、物业收款组

组长：

成员：

职责：

1、负责对业主的接待和咨询，特别是关于收费项目的解释工作。

2、地产财务按销售部开据的面积确认书，收缴或退清业主的房款，收缴相关的费用等。

3、物业收款组检查业主是否已交清地产公司的相关费用，并查看相关费用缴纳单据。

4、物业确认无误后，为业主办理各项收费（1年的物管费、维修资金、装修垃圾清运费、生活垃圾处置费）等。

5、负责为业主指引下一步的交房程序。

C：物业协议签约组：

组长：

成员：

职责：

1、负责对业主的接待和咨询，特别是关于物业服务协议、业主临时公约等内容解释工作。

2、查相关费用的手续是否缴纳情况。

3、与业主签定物业管理服务协议、业主临时公约、区域防火责任书等相关资料。

4、负责为业主指引下一步的交房程序。

D：验房组

组长：

成员：

职责：

1、负责对业主的热情接待以及物业的咨询。

2、填写房屋验收表的相关事项，在查验资料表上签字确认。

3、引领业主上楼验房，首先查验钥匙的正确性以及防盗门的完好程度，同时查验房间内包括土建、水电以及房间配置各项目，同时为业主抄取水电气表的底数。

4、各项完毕后，将业主提出的需整改情况填写在遗漏工程维修单上，请业主在房屋验收表和交房程序表验收情况一栏内签字确认。物业人员在规定的一栏内签字确认。

5、物业人员引领业主回服务中心，接待员和业主在交房程序表签字确认交房完毕程序，接待员收回交房程序表，指引业主到钥匙领用组领用钥匙。

6、每日汇总遗漏工程维修单上的遗留问题，以交房快递的形式在当晚送交开发商或施工方。

E：钥匙交接组

组长：

成员：

职责：

1、接待人员负责对业主的热情接待以及关于物业的任何咨询。查验业主交房程序的任何资料是否完成。

2、验房手续办理完毕后，在领用钥匙表上签字确认发放钥匙。

F、接待组

组长：

成员：

职责：

1、负责对业主的热情接待，设立休息点、糖、水果供应点、咨询区、装修公司展示区。

2、负责物业的咨询，以及客户服务中心物业服务的介绍，收集业主对服务项目的意见和建议。

3、负责交房现场等所需物品的搬运工作以及整个区域内的突发事件的处理。

G：现场秩序护卫组

组长：

成员：

职责：

1、协助交房现场布置，交房中物资搬运。

2、维护好交房现场的正常秩序，处理突发事件的发生。

3、引导指挥好业主车辆的正确停放，避免车辆发生碰擦现象。

4、树立物业管理的优秀品牌形象。

H：工程现场整改组

组长：

成员：项目工程部＋施工方共暂定人

职责：

1、为业主提供现场工程质量问题和配套问题咨询。

2、交房当日，客户服务中心将房屋验收表上反映的情况以整改通知书的形式发给工程部。

3、工程部签字确认并依据情况安排施工单位整改，乙方施工单位在钥匙交接处办理出入证和借取钥匙，整改完后交回物业服务中心。

4、工程部将整改情况填写在整改通知书上回复至物业客户服务中心。

5、客户服务中心将整改情况回复给业主。

7、各组人员现场要求

A、熟悉业主情况和交房流程以及相关负责人；

B、着整洁工作制服，佩带好工号牌，女员工全部淡妆；

C、微笑服务，热情周到，有礼有节；现场保持轻松、高雅、高效的工作氛围；

D、尽力回答业主提出的各种咨询，如有不能确定的回答，请引领到相关部门负责人处进行解释；

E、对有争议的业主，引领到物业咨询办公室或贵宾区；

F、上半时间必须准时，不得迟到早退、不得擅自离岗；

G、每日交房完毕后，每组人员集中汇总当日情况，如业主的意见、建议、需求及交房中遇到的问题，并提出第二日注意事项和处理方法。

十二、交房流程图

十三、交房期间相关人员通讯录