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投标文件的主要内容

一、投标函

投标函是投标人给招标人的信函，主要的作用是想通过此函向招标人表示投标意愿、投标报价以及中标后的履约保证等。

附： 投标函（参考文本）

（招标单位）：

1．根据已经收到的你单位物业管理招标文件，按照《前期物业管理招标投标管理暂行办法》规定，我单位经过现场考察和对招标文件的研究，现决定以人民币 元的合同期总价（或以每平方米每月管理费额报标），按招标文件中的合同条件和有关资料所提出的要求，承接该项目的物业管理。

2．一旦我方中标，将按招标文件的规定如数交纳履约保证金 元。

3．除非另有协议生效，你单位的中标通知和本投标文件将构成约束双方的合同。

4．我方愿以人民币 元的投标保证金与本投标文件同时递交。

投标人：（盖章）

单位地址：

法定代表人：（签字、盖章）

邮政编码：

电话：

传真：

开户银行名称：

银行帐号：

开户行地址：

电话：

日期： 年 月 日

二、投标单位概况

（一）企业简介

1．名称；

2．法定代表人；

3．公司成立时间；

4．公司注册地址；

5．邮政编码；

6．电话；

7．传真；

8．电子信箱；

9．投标联系人；

10．公司开户银行及帐号；

11．资质等级。

（二）投标单位在管物业的概况

1．管理项目的数量

2．在管项目名称

3．管理面积

4．管理物业的类型

（三）主要业绩和问题

1．国家示范项目情况

2．省级优秀项目情况

3．重大表彰

4．投诉记载（可由监督管理机构核实，投标人如隐匿不写，除按评分标准打分以外，还应适当扣一些诚实分）

（四）技术装备

是指对物业管理、维护、保养和检修所使用的主要仪器、机械、设备、通讯器材、大型工具和运输工具等。其中应将企业全部技术装备、已经占用的技术装备、现在剩余的技术装备和允许协调使用的技术装备分别列出。主要项目有：

1．名称

2．型号

3．数量

4．出厂时间

5．产地

（五）人力资源

主要介绍企业的专业技术力量，包括：企业经理、项目经理、部门经理、工程技术人员、业务骨干和高级技工等。其中应将企业的全部专业技术力量、剩余的专业技术力量和可以协调利用的专业技术力量分别列出。值得注意的是为了保密起见，可以不写这些人的姓名（主要依招标文件的要求而定），主要项目有：

1．学历；

2．所学专业；

3．专业技术职务；

4．个人简历；

5．是否具有相应的岗位资质等。

三、物业管理方案

（一）待管项目分析

主要分析项目的特点，有哪些优势，存在什么问题，以便在制定方案时针对问题提出解决问题的具体措施。

1．环境分析

2．物业本体分析

3．设施设备分析

4．业主群体分析

（二）采取的管理方式

1．内部管理框架

（1）公司机构设置；

（2）项目管理框架；

（3）制约机制。

2．人员配备

（1）岗位设置

（2）各岗位人员配备（正式工与临时工的比例）；

（3）现有职工取得岗位资质证书的人数

（4）全员培训计划

（5）激励机制

3．物业管理主要环节的运作流程

（1）接管验收

（2）业主入伙

（3）装修管理

（4）各项日常管理

（5）专项服务

4．管理规章制度

（1）岗位责任制；

（2）各岗运作制度；

（3）档案管理内容及制度。

（4）运行管理中的服务项目及服务内容

（5）巡检制度

（6）薪酬奖惩制度

5．公共制度

（1）公共契约

（2）业主须知

（3）物业使用手册

6．针对该项目的特点所采取的措施

（三）所能达到的服务质量

1．服务频度

2．服务质量标准

3．检查方法

四、对招标文件中合同条款内容的确认和响应

五、投标人的管理优势及其它管理承诺

（一）自身优势

（二）相关优惠条件

（三）特殊的承诺

六、项目管理费用的财务计划

（一）财务计划测算依据；

（二）经费收支预算及分析；

（三）收费项目及具体构成；

（四）管理费收费标准；

（五）计算方法

七、管理工作必备的物质装备计划情况

（一）原有的装备

（二）补充的装备

（三）拟占用的房屋

（四）合同期内装备使用计划书

八、投标书附录

（如所交为复印件中标后将核实原件）

（一）公司营业执照及物业管理资质证书

（二）详细列出管理所需物料、设备清单

（三）管理业绩证明

（四）人员个人资格证明

九、投标保证金

十、法定代表人资格证明书

十一、授权委托书

十二、报价表

十三、辅助资料表

十四、资格审查表（资格预审的不用）

十五、按招标标文件要求提交的其他资料

投标文件的形式和包装

一、招标文件的要求

投标文件的内容不仅要按招标文件的要求编写，而且投标文件的形式和包装也要符合招标文件的要求。因为其中影响到保密的问题，如果违背招标文件要求容易泄密，只能按废标处理。所涉及的事项主要有：

（一）投标文件用纸

投标文件用纸至少要在以下三个问题要求一致：

1．纸质

2．规格

3．颜色

（二）打印出的文字

1．字型

电脑中常用的字型有很多种，招标文件应统一规定，实践中大多用宋体字。

2．字号

投标文件的字号可以都用一种字号，也可以标题和正文分开，但关键是必须要求一致。

（三）装订方式

目前投标文件的装订五花八门怎样装订都有，但承给评委看的副本必须一致，而且力求简单不假修饰。

（四）封面

招标投标服务机构或政府监督部门可以统一制作封面，装订在副本上。正本封面可不以作要求。

（五）包装

包装在以下几个问题应统一要求：

1．招标文件各部分分包方法

2．包装用纸

3．密封要求

4．外包装的书写要求

二、企业形象的需要

形式和包装是内容的载体，是投标人向招标人第一次传递信息。在招标人没有看到投标文件内容之前，第一印象就是包装。在招标文件允许的范围之内，投标文件尽量精美一些，但也不必过于奢华。物业管理投标刚开始时，有的投标人到印刷厂用高档铜板纸印制投标文件。其实大可不必，这既容易泄密也是一种浪费。投标文件是代表了企业的形象，应以“雅”为主。

制定投标文件的几个关键问题

一、管理措施

（一）针对招标项目而定

管理措施要针对项目的自身特点制定，主要应对项目的“硬件”和业主群体进行分析。“硬件”主要看设施设备，根据设施设备的技术含量确定管理措施。业主群体分析主要按收入水平和知识层次细分，然后针对不同的消费群体制定管理措施。

（二）唯一性

物业具有唯一性，管理措施也应是唯一的，万万不可千篇一律。有些物业管理企业只准备了一份投标文件，拿着它到处投标。最多只在地址、面积、物业用途等方面稍作调整又当一份新投标文件接着去别处投标，结果中标概率非常低。

（三）可行性

管理措施不能言过其实，必须是切实可行的。本企业很难做到的事绝对不要写入投标文件，否则无法实现时将会承担违约责任。

二、投标价格

招标投标竞争主要看投标报价的大小，价格是决标的重要依据。在前面的报价策略中已对投标价格进行了讨论，这里不再赘述。

三、服务质量

投标文件中对服务质量标准的描述应该详尽，而且要按不同范围和内容分别表述。服务质量标准切忌含混不清，能量化的一定要量化。如：服务的频度，可以写清一天几次或多长时间一次。也不要以为服务质量越高越好，好的投标文件中所确定的服务质量标准，应该与物业硬件和所需费用相匹配。如果不顾实际情况一味追求高质量，从其他标书上摘章觅句，以至于质量高到按现有的硬件和费用根本无法实现时，肯定不能中标，即或中标将来也要承担违约责任。

四、承诺的优惠条件

优惠条件肯定能吸引招标人，但要有的放矢根据招标人最迫切需要提出。同时也要注意控制成本，最理想的办法是合理利用内部资源，在不增加成本或少增加成本的前提下无偿增加服务项目。