校园的六月，是惆怅的，是一段充满离愁别绪的日子；校园的六月，又是彩色的，是一段充满希望踏上人生新征途的日子。同学们结束了四年的大学生涯，打点行囊迫不及待走向新生活的时候，有一样东西也需要妥善处理，以免给未来的学习工作带来不便，那就是——毕业生档案。

毕业生档案转递小知识

01

学生档案的意义

学生档案主要是学生在高等院校学习期间形成的个人档案。这部分档案材料在学生毕业离校后随其工作流向转移到新的单位或人事托管部门，与工作以后在单位形成的个人档案构成个人的人事档案。

人事档案与本人一生息息相关。学生毕业后的工作、学习、生活都要利用到人事档案，如职称评定、确认工龄、转正定级、政审、公证、婚育证明、家庭亲属关系证明等。现在，企事业单位招聘员工、国家公务员的选拔等都要审查档案，以档案里记载的相关信息作为甄选人才的重要证据。

02

学生档案内有哪些材料

学生档案一般由以下材料组成：

（1）学籍材料：

高中阶段：高中生毕业生登记表（学籍表、成长记录等）、高考材料（高考报名登记表、志愿卡等）。

本专科阶段：高等学校毕业生登记表、成绩单、学籍卡、学士学位授予证明材料、奖惩材料。

研究生阶段：报考博士研究生登记表、攻读硕士（博士）研究生录取登记表、硕士研究生政审意见表、毕业研究生登记表、成绩单、奖惩材料。

（2）党团材料：入团申请书、入党志愿书、入党申请书、转正申请、自传、思想汇报、政审材料等。

（3）其他材料：士兵档案、教师资格证、工作材料（有工作经历的）等。

03

学生毕业时应如何对待自己的档案

许多毕业生对档案不了解，也不关心。有的同学毕业多年，档案还滞留在学校，或将档案放在家里，甚至不知档案在哪里，对自己个人发展造成了很大影响。

学生正常毕业，档案通常有以下两种方式进行处理：

（1）就业单位具有人事档案保管权限，档案可以直接转至单位进行保管；

（2）就业单位没有人事档案保管权限，或未就业、灵活就业、留学（非公派）等情况，人事档案一般委托户籍所在地所属的县级以上政府人事部门或人才服务机构等保管。

因此学生毕业时应当确认就业单位是否具有人事档案保管权限，如果有的话则档案可直接由单位负责接收；若单位没有人事档案保管权限，则由户籍所在地的相应人才服务机构代管档案，不影响个人转正定级和其他档案相关服务。

假若学生读书期间因中途退学、转学等情况提前离校，应凭教务处出具的退学、转学等证明材料和本人身份证件及时办理档案调出手续。若因档案滞留造成断档或其他不良后果，根据相关规定学校档案管理部门不承担责任。

学生毕业及日后工作变动时，一定要留意个人档案的去向情况，以免影响到工龄计算、职称评定等其他各项事宜。留心个人档案去向，做到“档随人走”或“档随户走”。

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人事档案可以自己管理吗

人事档案是国家规定的机密文件，原则上不能由个人进行管理。档案转递过程也是采用“公对公”的形式，由学校通过机要通道或者邮政EMS档案专门渠道进行邮寄，绝对不允许使用普通邮寄或其他形式的快递进行邮寄。个人人事档案不允许个人自带或委托他人代领。

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哪些机构有权保管人事档案

按国家政策规定，组织、人事部门所属的各级人才交流机构具有资格保存大中专毕业生人事档案；国企、事业单位等有档案保管权限的单位。

各类私营、民营、乡镇、中外合资、独资企业等无权保管员工人事档案，而是委托各级人才交流机构托管。毕业生也可以以个人名义委托人才交流机构托管人事关系。

从2015年1月1日开始全国各级人才中心等档案保管机构已经取消了流动人员人事档案管理费。

06

为什么建议学生毕业时要及时将档案转出学校

学校档案馆并非流动人员档案保管机构，无法添加毕业后个人工作的档案记录，如转正定级、职称评定等。为避免学生毕业后的个人利益受到影响，学生毕业后应将档案转出学校。

07

毕业生个人档案投递应该注意的事项

（1）毕业时，学校会将毕业生档案寄到毕业生户籍所在地的教育局，有调档函的寄到调档单位。（通常情况下档随户走，户口在哪里，档案就保管在户口所在地的县级以上的人才交流中心、就业促进中心）。

（2） 区分就业单位是否具有档案保管权限：具有保管权限：国家机关、事业单位、大型国企等单位，生源地人才交流中心、就业促进中心

不具有保管权限：①外企、私企、民企、合资企业、宗教团体、外国驻华使馆、私立学校等单位，档案需要转到户籍所在地人力资源和社会保障局/人才交流中心。②中（小学）、幼儿园不具备保管档案的权限，档案一般应寄往所在市（区、县）教育局。

（3）考取研究生的同学，拿到录取通书后，需及时将录取学校全称及二级学院地址及时呈报给学校就业办公室，保证档案在毕业后能够及时寄出。

中南林业科技大学涉外学院毕业生档案利用流程

1、 服务范围及协助提供利用方式

（1）普通高等学校新生录取花名册、毕业生登记表。可提供加盖公章的复印件；

（2）毕业生成绩单。可提供加盖公章的复印件；

（3）毕业学历学位信息。可提供证明；

2、利用要求

（1）本人办理需提供个人有效身份证

（2）若委托他人办理，被委托人需提供个人有效身份证与填写完整的“办理档案材料委托函”。

3、办公时间

周一至周五

上午：8:00—11:35

下午：13：50—17:00

国家法定节假日及学校寒、暑假期间非特殊情况不对外开放

4、办公地点及联系方式

办公地点：中南林业科技大学涉外学院知行楼二楼档案室

*0731-89814001

中南林业科技大学涉外学院

综合档案室

2023.5.30