人事档案管理办法

第一条 为规范公司人事档案管理，维护公司和员工权益，特制定本办法。

第二条 XXX是公司人事档案（含公司退休员工档案）的归口管理部门，负责人事档案的收集、归档、保管、借阅及传递的管理。

第三条 XXX按人事档案归档的内容有计划、定期向各部门收集人事档案资料，经整理后入档。

第四条 各部门按人事档案归档要求的内容和规定及时向XXX报送员工的有关档案材料。XXX收到人事档案材料后，须经整理、鉴别认定后入档。

第五条 各部门因工作需要需查阅人事档案时，须持本部门开具的《查阅档案材料介绍信》，且至少要有两个人到XXX档案室内查阅，少于两人的不予提供查阅。对于非公司内职工查阅公司相关人员档案时，需填写《查阅人事档案材料审批表》，经XXX领导签字同意后按程序办理。

第六条 查阅档案必须严格遵守以下规定：

（一）未经人事档案员允许，查阅人不准摘录或复制档案内容；

（二）查阅人不准查阅本人或直系亲属档案材料；

（三）查阅人不准泄露被查阅人档案内容。

第七条 人事档案借阅管理

（一）凡需要办理人事档案借阅手续的，经办部门须至少提前一天向XXX提交所需内容、时间、目的等情况，以便XXX及时办理相关手续；

（二）经办部门借用人事档案须经XXX主管领导批准，借用时间不得超过三天，确需超期借用时必须补办延长手续。

（三）查阅、借用人事档案，经办人双方必须履行交接手续。查阅、借用后XXX人事档案员须查对档案无任何问题后收回归档。不履行交接手续和不经查对即归档的，追究人事档案员责任。

（四）对借用的档案，借用人必须妥善保管，不准转借、传阅、涂改、复印、拍照、不准抽撤张页及泄露档案内容。对违反规定视其情节和造成后果，予以行政处理和经济处罚。

第八条 凡经公司批准由公司调出的人员，XXX负责其人事档案调转手续的办理，将其人事档案发送调往单位或转交调出人员自带。

第九条 凡公司录用或由外单位调入公司的员工，其人事档案由经办的XXX人事管理员接收，经审查合格后送往XXX人事档案室，凭报到证（通知书）或工资介绍信、员工介绍信等材料入档管理。

第十条 解除劳动合同和除名人员人事档案管理

（一）劳动合同期满解除劳动合同的，或经公司与员工双方协商一致解除劳动合同的，员工应在合同解除后办理个人人事档案转移手续。

（二）解除劳动合同人员的档案管理按以下规定处理：

1．属于公司与员工解除劳动合同的，在劳动合同纠纷处理完毕后，按本条第（一）款规定处理。

2．属于员工申请解除劳动合同或被公司除名的，在劳动合同争议处理完毕仍维持公司原决定的，员工须将人事档案调出，公司不负责保管。

3．因犯罪被判刑人员，其人事档案公司保管到服刑期满。

第十一条 XXX人事档案员须做到每份人事档案有目录、编号、姓名、部门等标志；人事档案材料入档时，必须认真鉴别，做到份数准确，编排有序，目录清楚，装订整齐，不准有装订差错；每份档案达到完整、系统、准确、精炼要求。

第十二条 对转入的档案材料，XXX人事档案员要随时整理装订，不准积压。

第十三条 XXX应建立健全档案的定期清理检查制度。人事档案员每年核对、清理一次档案，如发现有差错应及时纠正，确保档案材料的准确性。

第十四条 人事档案室要保持整洁，防火、防盗、防虫、防湿、防潮、防强光、防高温，达到档案管理的规范与要求。

第十五条 非人事档案员未经许可，不准擅自进入档案库房。

第十六条 对违反本办法有关规定的，按公司相关制度规定予以处罚。

第十七条 本办法由XXX负责解释。

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