在实际工作中，复函与答复性报告有许多相似之处，都是针对某些部门提出的质询和质疑进行有针对性的回复，所以常常被人混淆，想要正确使用这两种文体，必须认真加以辨别。

两者的区别主要表现在以下几个方面。

一、行文方向

按照公文行文方向的不同，公文可以分为下行文、平行文和上行文。

函属于典型的平行文，主要用于平行机关，或者不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

答复性报告是典型的上行文，行文对象为上级机关。报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问，实现下情上达，也便于上级机关准确有效地指导自己的工作。

二、功能范围

函和报告的功能有很多，除了答复功能之外，还有其他功能。

比如函除了复函之外，还有发函，包括需要回复的申请函、商洽函、询问函，以及不需要回复的告知函。复函一般要与来函相对应，是对来函的一种答复和说明。在特殊情况下，复函还可以回应请示，当请示的事项不予批准，可以用函的方式进行回复。还有一些被直接上级机关授权的办公室，也可以用“复函”代行“批复”的职能。

报告除了答复性报告之外，还有工作报告和情况报告等。报告既可以回应上级部门的通知，或者授权办文机构的来函，又可以回应上级转来的信件和上级来电，发文事由灵活多变。

三、标题格式

函和报告与其他公文一样，标题一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成，但两者的标题又有所不同。

发函的标题一般为“××关于××××的函”；复函的标题一般为“××关于（同意）××××的复函”，要体现出“复”字。

报告的标题可以直接写为“××关于××××的报告”。即使是答复性的报告标题也可以直接写成报告。

四、机关代字

发文机关代字是发文字号的重要组成部分，一般由机关代字与发文性质代字构成。批复、函、报告在使用答复功能时，机关代字上也有所差异。

复函的机关代字相对简单，就是“×函”。报告属于上行文，机关代字应写作“×发”，这个“发”并非“下发”，而是指采用了“文件格式”，以区别于“信函式”公文。

在结语使用上，复函一般用“特此函复”或“专此函复”作结。答复性报告一般用“特此报告”作为结语。

五、语言风格

复函和答复性报告行文关系不同，受文对象不同，语言风格也有一定的区别。

复函作为平行文，语言表达要和缓诚恳，注重礼貌，体现出对对方的充分尊重。

回复性报告是上行文，语言表达要谦虚恭敬，表现出下级对上级的尊重与服从。

批复、答复函和回复性报告的行文语气和常用语也有所不同。在引用来文的相关内容时，对于不相隶属机关，称呼对方时用“贵”字，以体现对对方的尊重与礼貌。双方之间使用的复函，其发文引据一般用“贵单位《关于……的函》收悉”的语句，使用“经研究，现答复如下：同意……”的句式，文中只要提到对方单位，便用“贵”字当头。

回复性报告常用“×月×日《关于×××××的函》收悉”或“×月×日××机关（单位）转来的×××文已悉”，然后用“经调查（了解），现将有关情况报告如下：……”等句式，以表示对上级机关安排工作的重视。

对什么人说什么话，在什么山上唱什么歌，这一点在公文的语言中有着充分的体现。