召开会议的注意事项

以及准备流程

一、时间：会议时间安排上要注意不要与领导及绝大部分参会人员的时间冲突，并提前告知参会人员，会议报到时间、开始时间和预计结束时间。

二、地点：会议地点选择要根据参会人员多少，参会人员到会便捷程度，消防安全，是否便于疏散，会议设施的齐备等情况综合考虑。

三、会议内容：根据会议发起人的要求，把会议内容提前告知参会人员，便于参会人员提前准备材料，使会议效果能更好地达到目的。

四、背景板、条幅：根据会议内容，为烘托气氛，增强会议效果，可委托公关宣传部门制作相应内容的背景和条幅、贴画等，提前布置会场。

五、参会人员：根据会议发起人的要求，提前通知到每个参会人员，使他们提前安排好自己的工作，避免与会议时间冲突，如果不能参加，须提早请假。

六、食宿安排：对于外地参会人员，要考虑到会议期间的餐饮和住宿问题。可在会场附近，选几处经济、实惠的餐饮、住宿地点，落实好价格、地址、电话，提前推荐给各位参会人员。

七、会议设施：开会前要把会场预先布置。

1、卫生：会场的卫生要先打扫，地面撒上水，桌面擦干净。

2、桌椅：根据参会人数，配备合适数量的桌椅，摆放整齐，中间留有过道，不能拥挤。

3、白板：要准备白板，白板笔数只，板擦。

4、投影仪：投影仪在会前要提前连接调试好，连上笔记本电脑，调试到合适位置。准备激光笔。

5、灯光照明：查看灯光照明是否充足，如不合要求，提早联系相关部门准备。

6、饮用水：根据参会人员多寡，会议时间长短，准备好饮水机，水杯，垃圾箱，茶叶。

7、摄影摄像：根据会议发起人要求，如果是重要会议，则需要准备摄像机、照相机、录音笔等物品。充好电，备足够的存储卡，调试好。安排现场专人负责。

8、签到表：将参会人员名单打印好，签名时签在打印的名字后面，并向会议主持人报告签到情况

八、费用：根据会议准备情况，预算饮食、饮用水、住宿、租金、会议用品等会议相关的费用金额，提前申请费用。