搞档案工作的人都知道,整理文书档案可不是随随便便就能搞定的。咱们今天就聊聊怎么把那些乱七八糟的文件整理得井井有条。
先说说归档范围。
啥样的文件得归档啊?
发文、简报、会议纪要这些是肯定要的。
还有啊,上级要咱们报的材料、报表,就算是电子版发过去的,也得打印出来归档。
会议材料更是一个都不能少,从请示批复到会议纪要,全都得收集齐全。
归档的时候还得注意几个问题。
领导批示不能用便利贴,得用黑色墨水笔写在正式文件上。
还有,不要把批示签在文件上方和左边装订的地方,那样不方便保存。
内网接收的文件,最好用彩色打印机打出来归档,要是没有印章的就别自作主张盖上本单位的章。

整理档案可是有讲究的。
先得把档案材料都收集齐全,然后好好评估一下,看看哪些该留哪些该去。
接着就是分类编号的事儿了,得想个好办法,让以后找起来方便。
弄完这些,还得整理排序,可以按时间顺序,也可以按主题来。
重要的档案还得写说明。比方说,这份档案是啥背景,内容是啥,有啥价值,都得写清楚。这样以后用的时候才不会一头雾水。

存储和保护也是大事。得选个好地方存放,环境要合适,还得防着丢失、损坏或者泄露。定期检查维护是必须的,新增或变更的材料也得及时更新。
人事档案也有特别要求。职工录用、转正、职称评定这些都得归档。还有,职工花名册、党员花名册、财务预算这些,也都是文书档案的一部分。

会议材料的归档也有讲究。党组会、办公会的记录、纪要、议题材料都得收齐归档。要是会议记录是用笔记本记的,就先把会议纪要和议题材料归档,笔记本等记完了再归档。
承办大型活动的档案更得当回事。国际性会议、大型展览会、博览会的所有材料,从申办到筹备,再到活动安排、主报告、领导讲话,全都得一并收集归档。
整理档案看着简单,其实门道不少。
咱们得按规矩来,这样才能确保档案的完整性和可用性。
做好了档案管理,对单位的决策和日常运营可是帮助不小。
所以啊,大家可得重视起来,别把档案工作当成可有可无的事儿。
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