归档文件的书写材料实例（归档文件目录格式模板最新）

内蒙古超高压供电局500千伏电网建设

项目文件归档与档案整理规范

（试行）

1 总则

1.1 电网建设项目档案是指电网建设项目在立项、审批、采购（含招投标）、勘测、设计、施工、调试、监理、竣工验收及试运行全过程中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等不同形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件材料。

1.2 本规范适用于内蒙古超高压供电局500千伏新（扩）建输变电工程及小型基建工程项目档案管理。

1.3 电网建设项目档案管理工作要与项目建设同步进行。项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交要与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目竣工验收应同时包括对项目档案的验收。

1.4 项目档案管理应纳入招投标、合同管理、工程监理、项目管理程序和工程质量管理体系。

1.5 项目参建单位应根据国家现行有关档案管理规定，设置专门档案管理机构，配备专、兼职档案管理人员，配置能满足项目档案管理需求的设施设备，并实现项目文件的信息化管理。

1.6 电网建设项目档案管理必须严格执行国家保密法规相关规定。

2 职责

2.1 通用职责

2.1.1 各参建单位项目文件管理应与项目建设同步，在建设单位的统一领导下，对职责范围内形成的项目档案的完整、准确、系统和有效利用负责。

2.1.2 各相关部门、各参建单位应根据本办法明确专人，完成各自范围内项目文件的收集、整理、归档和移交工作。

2.1.3 建设单位、设计、监理、施工、调试单位均应建立项目档案管理机构，明确管理职责，将项目档案工作纳入有关领导、相关部门及工作人员的职责范围、工作标准或岗位责任制中，采取有效措施，抓好组织落实，做好项目档案的形成、积累、整理和归档工作，确保项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

2.2 建设单位职责

2.2.1 办公室

2.2.1.1 负责对基建工程各项目部档案收集、整理、归档工作进行指导和协调。

2.2.1.2 负责基建工程各项目部档案审核、接收、保管及提供利用工作。

2.2.1.3 负责组织开展500千伏输变电工程项目档案专项验收工作。

2.2.1.4 负责全局项目档案的培训工作。

2.2.2 工程建设处

2.2.2.1 负责明确并统一项目名称。

2.2.2.2 负责收集、整理500千伏新(扩）建输变电工程及小型基建工程项目建设管理性文件。

包括消防验收文件（申请及意见）、调度命名文件、工程结算及审核报告、竣工决算报告及批复、竣工决算审计报告等文件材料。

2.2.2.3 负责职责范围内电网建设项目档案的组织协调和移交工作；督促相关部门（单位）收集、整理、移交施工及竣工验收过程中形成的文件材料。

2.2.2.4 负责组织生产技术人员对各工程参建单位移交的档案从专业角度进行技术审查；负责组织档案人员进行档案编目审查。

2.2.2.5 负责协调项目档案专项验收及工程创优项目档案检查等工作。

2.2.3 计划发展处

负责收集、整理500千伏新(扩）建输变电工程及小型基建项目的立项、审批、投资计划、项目核准、建设用地预审、规划选址、可研报告审查及审批、建设用地地质灾害危害性评估报告、压覆矿产资源调评估报告、建设用地评价报告等文件材料，并向档案管理部门移交。

2.2.4 物资处

负责收集整理500千伏新(扩）建输变电工程及小型基建工程设备（材料）等采购（含招投标）过程中形成的文件材料及订货合同、协议，并向档案管理部门移交归档。

2.2.5 调度监控中心

负责将取得的各输变电工程命名和设备调度编号、调度方案、调度关系确定函等文件交工程建设处归档。

2.3 设计单位职责

按照国家现行有关档案管理规定，负责对项目勘察、设计活动和设计服务工作中形成的各类载体的文件及竣工图进行收集、整理，向建设单位移交归档。

2.4 监理单位职责

2.4.1 将设计、施工、调试、设备制造厂家等单位形成的项目文件、案卷质量纳入工程质量管控范围。

2.4.2 对参建单位整理和移交的项目文件质量情况进行审查，并签署审查意见。

2.4.3 收集、整理在监理活动中形成的文件，向建设单位移交归档。

2.5 施工、调试单位职责

2.5.1 按照国家现行有关档案管理规定，收集、整理职责范围内形成的各类载体的施工、调试文件，并提交监理单位审查，审查合格后向建设单位移交归档。

2.5.2 负责收集、整理施工、调试中已实施的设计变更及闭环文件、质量验收不符合项及整改闭环文件，并提交监理单位审查，审查合格后移交归档。

3 项目文件编制

3.1 基本要求

3.1.1 建设项目所形成的全部项目文件应按档案管理要求，在档案人员的指导下，由文件形成单位（部门）按照归档范围进行分类、组卷、编目。编制的项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，需要签字、签章、审批的材料，手续应完备。

3.1.2 归档文件材料应齐全、完整、准确，符合其形成规律；分类、组卷、排列、编目应规范、系统。

3.1.3 归档文件材料书写字迹应符合耐久性要求，不能用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、铅笔、圆珠笔、复写纸等）书写。

3.1.4 归档文件纸张大小一般为 A4 幅面，左侧边距 3.18 厘米，上、下侧及右侧为 2.5 厘米。小于 A4 幅面的纸张应粘贴在 A4 纸张上。

3.1.5 为与核准文件中的工程名称一致，凡档案用表中涉及到字母"kV"的，一律用汉字表示。

3.1.6 归档的项目文件应为原件、正本。凡本单位的发文、主送或抄送本单位的收文，都要求以原件归档；合同、协议及工程启动验收签证书等需双方或多方履行签字手续的文件，签字方均应以正本归档。如有特殊原因不能使用原件归档，应在复印件右上角加盖文件提供方公章（不压字），并在备考表中说明原因并注明原件存放处，或归具有凭证作用的文件材料。

3.1.7 各种原材料及出厂证明、质保书、出厂试验报告、复检报告要齐全、完整；证明材料字迹清楚、内容规范、数据准确，以原件归档。

3.1.8 非纸质载体文件归档时，整理单位应在其对应的纸质文件备考表中填写非纸质载体文件的互见号。

3.1.9 施工与验收记录应符合国家现行有关标准规定的格式。

3.1.10 需整改闭环或回复的文件，执行单位应在执行完成后按要求编制相应闭环文件。

3.1.11 原材料质量证明文件，应按原材料的种类、进货批次等特征，结合原材料管理台账分类编制跟踪记录。

3.1.12 施工单位应根据设计变更,编制对应的设计变更执行报验文件。

3.1.13 设计变更通知单、材料代用单等要求齐全、完整，不允许使用传真件归档，原件加盖设计单位公章。

3.1.14 项目文件的图纸幅面应符合国标规定。

3.1.15 档案表格规格和制成材料

案卷目录、卷内目录表格采用70g以上白色书写纸，案卷软封皮、备考表全部为A4牛皮纸打印。

3.2 竣工图编制要求

3.2.1 编制竣工图应完整、系统，签章手续完备，其内容真实、准确，并与项目竣工验收实际相符。