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细化会中服务
会中工作是指从会议报到至会议结束这段时间的工作。会中工作无小事,周到、细致是做好会中服务工作的基本要求。会中服务工作繁杂琐碎,情况不断发生变化,一定要注重细节,精细周密。
(一)组织会议报到
会议报到工作主要包括人员身份确认、报到登记、根据会议要求发放资料、提醒注意事项等。要做到迅速准确、热情周到、耐心细致、井然有序。
(二)做好会议签到
安排专人打印签到表放置会场,提醒到会人员签到,并做好到会人员清点、登记工作,实时掌握人员到会情况,并视情况电话督促参会人员及时到会。会议开始后要统计汇总到会人数,登记迟到、缺席人员名单。
(三)维护会场秩序
会议召开期间,要安排专人现场值班,维护好会场内外秩序。一是实时监测会场音响、灯光等情况,发现问题及时解决。二是及时提醒、制止会场内大声喧哗、随意走动、接听电话等不遵守纪律行为,同时防止无关人员进入会场。三是提醒会场服务人员适时供应茶水。四是遇到特殊情况需要向主席台上领导或会议主持人汇报时,要采用合适方式灵活处理,努力减少对会议的干扰和影响。
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会后总结要实
会后工作是会务工作的重要组成部分,是保证会议质量、达成会议效果的重要环节。通过会后工作总结会务组织的经验、教训,推进会议精神的贯彻落实,以进一步优化会务工作机制,提升会议效果。
(一)返程服务
协调组织好参会人员会后服务,必要时协助联系交通工具或帮助订票,对个别因工作需要暂留的人员,在食宿方面要妥善安排。
(二)材料归档
会后要及时将会议方案、通知、简报、发言材料、领导讲话、音像资料等相关资料收集齐全,按规定整理归档,以备查考。同时,要按照保密相关要求,对需回收的会议材料逐份清点、登记回收。根据需要发布会议简报或信息、起草编发会议纪要,印发领导讲话等。
(三)会后总结
每次会议结束后,要及时、客观、准确地做好总结。系统梳理、分析会务工作成功经验及存在的问题、不足。尤其要注意收集整理参会人员对会议的意见、建议,为以后进一步改进会务工作提供借鉴。同时要将会议决定事项办理情况列入督查督办工作中,确保会议精神及时落实。
做好会务工作除了在程序上力求尽善尽美外,还要求办会人员不断提升自身素质。
一是统筹全局的意识。会务工作任务重、要求高、涉及面广,需要会务人员牢固树立全局意识,从全局的高度统筹协调好参会各部门、会务各环节的衔接和工作落实,谋划好每一细节,确保会务组织周到、高效、有序。
二是灵活应变的能力。会务工作不可预期因素多,需要会务人员树立应变意识,提升应变能力,处变不惊、处变不乱,及时妥善处置好各种临时突发情况,保证会议圆满成功。
三是认真负责的品质。会务工作琐细、繁重,涉及环节多,出现任何一点小的差错都可能造成很大的影响,因此会务人员必须具有高度的责任心,充分发挥积极性和主动性,尽心尽责,搭台补位,把握好每一环节,做好每一细节,这样才能使会务有条不紊,顺利完成。