- 文 / 吴婷婷，华夏基石高级合伙人；
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由于疫情影响，为数众多的中国企业和员工开始远程在线办公，至今也两月有余。远程办公虽为临时之计，但在国外已历经多年，未来这种办公方式也将成为线下办公的一种有益补充长期存在。研究证明物理距离可以产生人和人之间的化学反应，正所谓“见面三分情”。那如何扬长避短，我们将最近远程办公易出现的坑和解决方式总结如下，帮助管理者更好的管理团队、帮助职场人精进。
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目标导向：时间管理，要事第一
远程办公以后相信大家都有一个体会就是杂事琐事剧增，往常面对面时一句话就能解决的问题现在分成了多个动作处理。此时亟需做到位两件事：
一是要保证目标明确并且一致，leader必须确保团队成员共享目标，好的目标要符合Smart原则（具体、可衡量、能达到、合理、有时间限制）；
二是每个人要在共同目标下做好时间管理，尤其职场新人学会分清轻重缓急。以下是时间管理的示意：
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任务细分：每个人找准自己的位置
远程办公的情况团队作战比较有效。一项任务分给太多人容易责任分散，大家都不管。团队应将任务细分到个人，减少在分工和等待上的时间。这需要团队leader做好任务排期，可以借鉴研发项目团队，利用一些任务管理工具，如Basecamp、Jira、Asana等。
推动进展不能只依靠个人自觉，要靠机制进行外在约束。建议团队做周计划、周总结以及日计划、日总结，并共享进度。个人可利用github等工具对自己任务进行管理：
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责任到人：团队作战，闭环管理
人数较多的部门在远程情况下开展工作容易出现责任分散，6-8人的小团队效率更高，更易于协同。团队作战需要各位强调相互分工、相互补台。具体的事情由个人负责，责任到人闭环管理，但团队应该发挥互补和配合的作用，如任务开展前搭建框架再行分工，任务进展中设置第一道、第二道审核把关等。此外还应对共性的、重复性的事情进行标准化以提高效率。
个人要做终结者不做二传手。各个地方都有推一下动一下这种员工，有时候是因为不自知，有时候是因为不自觉。管理者要强调闭环管理，交代的事情有始有终。
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内部对齐：让张三知道李四在干什么
信息难共享是远程办公的一个痛点，尤其是沟通都是点对点的时候，一般只有管理者掌握全部信息，容易造成重复造轮子的问题，有的事情都在做，有的事情没人做。需要强调信息共享，比如工作计划和总结共享、开进度碰头会等确保分工上无遗漏也无重叠。也可利用任务管理工具或简单的共享文档解决信息共享的目的。在沟通方式上，团队内部尽量去层级，采取全渠道式沟通确保成员同频共振。
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限时响应：第一时间上线处理问题
紧急情况下远程办公必须解决及时回应的问题，这就需要一方面定一个限时响应规则，比如3分钟必须回复，哪怕不是当时解决问题而只是提出问题解决计划；一方面需要员工在工作时间内随时在线，电话畅通、网络畅通，以防止突发状况造成不可逆转的后果。
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正式着装：区分工作和生活
形式是内容的表达，仪式感能够很大程度影响人的行为。进入工作状态需要一些外在的提醒，比如打开电脑布置好桌面沏一杯茶等。居家办公的时候也需要通过环境的设置来“造场”，有条件的情况下应该尽量独自在书房办公，配一套舒适且适用于办公的桌椅，设置好时间表，严格区分工作和生活。
正式着装一方面是利用环境造场的一部分，另一方面是向客户传达出职业精神的方式。
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自我管理，认真严谨
居家办公的时候，失去外在约束，人容易放松要求。随着组织的扁平化，很多工作减少审核审批的过程直接面向客户，一点小问题的出现就容易被发现，直接暴露在放大镜下。这时需要个人强化责任心，认真严谨负责。就像小米雷军所言，招人的理想目标是找那些“不需要管理”的人，他们身上有三个特点：聪明、有责任心、自驱动。
08
情绪疏解，身心平衡
最后还需要管理者在不能见面的情况下还能以人为本，在有了外在机制的约束下，尽可能信任成员、关心成员。相信绝大部分成员还是有自觉，能够在组织目标下开展工作。远程办公其实并不轻松，很多朋友反映几乎是24h在线，由于领导看不见是不是在工作反而强化了过程管控，搞得大家都身心俱疲。
一方面，管理者尽可能强调目标和结果，过程动作利用外在机制提醒即可（比如Jira等任务管理工具在排期后都有提醒功能）。另一方面，个人可调整身心状态到适合自己的节奏。劳逸结合、作息规律、情绪舒畅才能精力充沛。
以极度自律和工作狂著称的百度前CEO陆奇每天工作15个小时还能保持精力旺盛，他的一天是这么安排的：
他的作息可能无法复制，但他的心得可供借鉴。那就是设计一个“马拉松快步跑”的时间管理方法和心态：任何事业都是一场马拉松而不是一场短跑，这场马拉松速度要快并且还要能够持久。就像在高速路上开车，需要保持一个均匀的高速，时不时加速一下再回到均匀高速，而不能突然加速、减速，后者对车的损耗非常大。
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