每个项目都涉及成本。项目越大、越复杂，执行的时间和金钱成本就越高。企业不会拥有无限的资源，所以每个项目都需要项目预算。
但挑战在于：确定项目需要多少预算并不总是那么容易。低估需求，最终会导致人手短缺，无法按时完成项目。估算太高，则面临整个项目被废弃的风险。
那么如何确定正确的项目管理预算呢？让我们看看这个过程。
制定项目预算时的注意事项
每个项目预算计划在开始编制之前都有一些需要考虑的事项。以下是最重要的几项：
1. 成本估算
项目管理中的预算由多种类型的费用组成：直接费用和间接费用、资本支出和运营支出、与项目交付成果相关的费用等等。
预算数字很少与实际数字一致，而且很可能随着项目的展开而变化。因此，尽最大努力准确捕捉项目的资源需求，并尽可能切合实际地进行成本估算，而不要过于保守（以避免超出预算）。
2. 预算应急
项目管理预算规划的最大挑战是未知数。即使对成本和资源进行了详细的估算，项目的意外延误或变化也可能需要修改预算。
因此，预留一笔应急资金以备不时之需也是一个好主意。这就是所谓的应急资金。
由于这是为未知情况准备的资金，所以不容易估算。一个好的经验法则是预留预算总额的 10%作为意外开支。
如果最终在完成项目时只需动用极少的应急储备金，那么项目就会因低于预算而受益。
3. 预算监控
就像跟踪项目活动一样，你需要跟踪和监控整个项目的支出。项目预算管理确保项目符合预算。
在整个项目过程中定期监控预算，你可以迅速发现成本是否开始超出预算，并在超出预算之前做出调整。这种监控还能发现额外的预算需求，并有足够的准备时间在项目必须停工之前获得资金。
如何为项目制定完整的项目预算
项目预算的制定是项目管理过程组规划阶段的一部分。以下是制定项目预算的基本步骤。
1、设定项目目标
一份定义明确的项目目标清单是未来预算编制的基石。这关系到企业计划在项目结束时实现什么目标，以及为什么要实现这些目标。对项目目标进行匹配和分析，有助于形成对未来产品和项目流程的共同愿景，并使每个项目阶段的目标保持一致。
2、确定项目范围
在计算预算之前，必须清楚地了解项目范围、时间表和交付成果。
理想的方法是为项目建立工作分解结构（WBS） 。WBS允许你详细捕获交付项目所涉及的所有工作。评估预算的资源需求变得更加容易。
3、确定所需资源
列出项目范围后，就可以确定完成项目所需的资源。
● 人员配置
● 设备
● 销售和营销
● 培训
● 其他项目（外包等）
确定在截止日期内成功完成项目所需的所有人员和物品。将项目所需的资源与目前已有的资源保持一致。如果有缺口，则代表需要额外支出的项目范围。
4、估算金额
列出资源列表并开始评估每种资源的成本。确定金额可能既困难又耗时。因此，这就是市场调研和业务分析发挥作用的地方。可以从以下方面入手：
● 调查类似项目的历史预算
● 咨询相关成本的团队成员
● 人员薪酬市场调研
5、评估风险和范围外工作
在进行风险评估时，应将意外发生的费用纳入预算。与团队一起集思广益，评估风险领域，并尝试预测与这些点相关的预算差异。仔细考虑适当的风险标准，以满足其特定需求并达到预期结果。
6、制定预算
当列出了项目所需的资源列表和分配的数量，就会得到一个估算。请记住将应急资金作为预算的一部分。
接下来，在项目管理软件或企业用于此目的的工具中编译这些估算。
此外，如果预算的时间跨度较大（通常超过一个月），还应包括一个时间表。这样就可以在预算中清楚地确定经常性费用，还能确定费用产生的时间。
最后，与其他项目团队成员一起审查预算以获得反馈。多一双眼睛看预算，可以发现遗漏的项目并确认金额的准确性，避免预算错误。
7、获得批准并实施
当你向利益相关者，或其他必须批准项目预算的业务领导者提交项目预算时，请准备好证明项目和金额的合理性。这时需要强调关键假设和其他基本原理，例如人员配置模型。
预算获得批准后，项目经理就有责任对其进行监督。使用项目管理软件来跟踪成本是个好主意。
用于跟踪项目预算的工具
通过软件跟踪项目预算是管理预算的理想方式。8Manage PM是一款出色的全能项目管理软件，提供一系列功能来满足任何项目需求，包括预算、进度、资源、质量、风险等。
你可以通过8Manage PM创建任务列表，然后使用数字栏添加估算成本和实际成本。你还可以使用软件主项目仪表板中的自定义字段功能来构建预算仪表板，跟踪项目支出。
通过其报告构建工具，8Manage PM使用户能够创建自定义预算报告，以便分析数据。这样你就可以迅速发现需要解决的问题。
如果项目预算需要调整，在系统进行修改后，8Manage PM会自动监测对整个项目预算的影响，帮助你及时清晰地报告项目成本。
制定项目预算是任何企业都必须掌握的技能。最难做的项目预算就是你的第一份预算。当掌握了这个过程，你的规划工作就会加速，你的项目通常也会在预算范围内完成。
