第二步，集体讨论日常工作。完成了第一步后，你可能会问：从哪里开始写呢？最有效的做法是让员工们把每一项工作列成清单，然后一项一项审视这些工作，这就是上一课学过的 “工作过滤器”的功能。重新审视工作本质的时候，可以问这些问题：这项工作真的有必要吗？有没有需要改进的？怎么去落实这些改进呢？

来看一个审视 “会议”本质的案例。

每个部门都要开会，有些是非常必要的，开完后也很有成效。而有些就不是必须要开的，只是白白消耗时间和精力。重新审视 “开会”这项工作的本质，可以就下面这些问题展开讨论。

1. 我们现在开的有哪些会议？

2. 这些会议当中，哪些是一定要开的？

3. 哪些是可以合并起来开的？

4. 哪些是不需要的？

5. 必须开的会议，最佳频率是多久一次？

6. 每次开会应该控制在多长时间？

7. 会议流程有哪些地方需要改进？

讨论这些问题，有助于真正理解会议的本质，过滤掉不需要的会议，明确每个会议要达到的目的，并对会议流程做出标准化说明。

第三步，开始编写。开始写的时候，你会不会有这样的顾虑？所有员工都参与了，是不是会把工作流程说明书写成一个大杂烩？不用担心，写好工作流程说明书是有套路的。掌握好下面三个关键点，就能做到既方便实用又风格统一。

1. 写得具体。工作流程说明书要实现每项工作的“标准化”，让任何人做同一项工作用的步骤、方法、工具都一样，完成后的结果也一样。这就需要把每一项工作都说明得尽可能具体、详细。什么样的程度才算是具体了呢？举个例子吧。

很多员工的办公桌面就是一个车祸现场，一片混乱，几乎从来不整理。所以，你决定让大家整理了办公桌后再下班。但是，只写“工作结束后整理办公桌”，每个人对“整理”会产生不同的理解，就不能做到“标准化”。怎么写才算是具体到“标准化”了呢？

一，要对 “整理”下具体定义。例如：

1） 清理办公桌，桌面上只有电脑、鼠标、鼠标垫、餐巾纸和水杯（如果有，还可以是电话和台灯）。

2） 其他物品一律放进抽屉。

3） 水杯里的水倒空，水杯洗干净。

4） 任何食品，扎紧包装，放进抽屉或冰箱。

二，附上照片，让定义更直观。

三，还可以同时举出好例子和坏例子。附上两张照片，一张是好的例子，桌面整洁，只放了电脑，鼠标和水杯；另一张是不好的例子，办公桌上散乱地堆了很多文件、笔，没喝完的茶，吃了一半的薯片。两张照片一对比，什么是好的，什么是不好的就清清楚楚了，这就达到了标准化的结果。

2.写得简洁易懂。 “标准化”意味着避免不同的阅读者采取不同的做法，所以要用非常容易理解的语言。什么是“容易理解”呢？就是新入职的员工看了也能懂的语言。除此之外，还要特别留意在工作流程说明书里解释下面两种词汇。

1) 公司内部常用的词汇。老员工早就用得习以为常，认为每个人都应该知道，但是对新人来说却可能是闻所未闻的。例如，在无印良品的工作流程说明书里会解释诸如“Inner”、“POP”这类在零售业普遍使用的基础词语。老员工都觉得“这是谁都知道的啊”，但是因为无印良品会临时招聘很多学生做兼职，这些词对他们来说是从来没听到过的。所以这类词要在工作流程说明书里做出明确解释。

2) 在公司内部有特定含义的词汇。如果有些词在你们公司里和一般情况下用的语义不同，就要特别说明，以免产生误解。例如，无印良品的工作流程说明书里解释了window这个词。Window一般是指“窗户”，但在无印良品，表达的是“橱窗”的意思，所以，这类词就要在工作流程说明书里把不同的含义标示出来。