2020年12月3日星期四

昨天说了检查时档案整理的问题，对于所有的检查来说整理档案都是一件老大难的事情，那么我们如何把这件比较难的工作，尽可能的变得容易一些，简单一些，这需要我们平时把工作做好，做足。

怎么来做呢？具体的方法有以下几个方面。

首先对工作进行分类。一般来说我们的工作分为常规性工作和专项工作。常规性工作是根据时间节点来进行安排的，也就是到什么时候干什么事，按部就班，按照上级的文件要求也好，常规的工作标准也好，还有校内的一些规章制度也好，按规矩来办即可。专项工作是往往是某一个具体的时间段要开展的工作。

对于教务处来来讲常规工作，比如每一个学期的学期之前要把老师的课表排出来，要把作息时间安排好，要把一个学期的教学工作计划设计出来；开学之后召开教研组长工作会议，备课组长工作会议，发布教学工作计划；然后每两周召开一次教研组长会议，按部就班地推进教学工作，到了年终，各学科组对本学期的教学工作进行总结，教务处对本学期的学校教学工作进行总结，等等。这些都属于常规的工作。到了这个时间，就要把这件工作按照标准来完成。专项工作往往是某一个时间段某一个专项的内容，比如说学校每学期将在某一个固定的时间点组织一次公开课大赛，组织一次高考命题研讨会，学校全校范围内组织艺术节运动会等等，这些都属于固定时间段的专项工作。还有一些专项工作是属于上级部门相关的业务对接部门安排下来的一些工作，比如说体育方面的工作，美育方面的工作，还有高中多样化建设、名班主任工作室、校长工作室、学校特色建设等；还有各学科的全市教研工作，达标课，优质课比赛。还有一些国字头的大型的考试活动等等，这些都是专项工作。

其次是根据工作的性质分别在电脑里面建立对应的文件夹。可以直接分为常规工作和专项工作两大类，先建立两个文件夹，然后在其下建立不同的子文件夹。不管是常规工作还是专项工作，都可以再根据工作的内容的不同再进行下一步的分类，比如说常规工作可以分为教研、科研、教务检查、校内考试组织、学籍管理、高考报名工作、学分认定工作等等。当然专项工作也可以每一个专项建立一个文件夹。这些子文件夹里边再根据时间建立每一年的年度的工作子文件夹。这样打开电脑，每一项工作，历历在目，一步了然，清清楚楚。找每一项工作相关的资料，就可以直接找到这一个文件夹，找某一年的工作，在这个中间夹里边找到某一年的文件夹，打开就可以找到相应的资料。

最后，也是最重要的，要顺利找到所需要的资料档案，前提是已经把这些档案资料整理好放在了文件夹里面，如果前面的工作分类和建立文件夹子文件夹是准备工作，那么档案的搜集整理保存是工作的重中之重。

那么如何收集保存整理这些档案呢？我想又可以分为两种方式。如果是根据上级的文件要求来做的工作，那么则首先需要把文件保存起来了解清楚，然后将文件保存好，这是第一份资料；接下来是对整个工作过程进行记录，拍照收集整理相关资料保存好，电子资料存入文件夹，原始材料整理好放入柜子；最后应该有一个总结或者是这项工作的结果，要有相应的文字材料以及有形成果。如果是学校自主设计的一些工作，首先要有一个工作的方案，然后是工作的过程的内容，最后自然也是工作的总结。也就是说不管是什么样的工作，总要有一个开始的方案，工作的过程和工作的结果。从形式上来讲，这里面包含有文字资料，图片资料，视频资料。当然还有一些属于电子资料，一些是属于原始资料。原始资料，有些内容需要我们扫描生成PDF格式或者是图片来进行保存，如果类似于学生的问卷调查，这样的原始资料则直接装订，放起来，查阅的时候拿出来即可，但也要做好相应的保存。

这样来说一项工作的基本档案就是文件或者方案，加上过程相关的证明材料，再加上工作的结果或者总结报告，三个部分即可。

这里面要注意两点，一是所有的工作一定要进行拍照。然后在整理档案的时候要精选一部分照片保存起来，每一张照片下面一定要有文字说明，这样就不至于在找寻图片资料的时候困难重重，需要哪一块文字的图片证明材料，我们就可以根据下面的说明直接进行分类整理即可。第二个方面需要注意的就是每一项工作的总结。我们平时把每一项工作都进行相应的总结，到了一个学期结束或者一年结束，对所有的工作全年的工作进行总结的时候，就有了相应的原始的文字材料。将这些文字材料进行总结梳理，提炼润色，一个完整的年终工作报告很容易形成。如果没有平时的这些总结，到年底或者学期末我们再去从零基础撰写创造，难度要大许多。