我们了解什么是有质量的商务英语写作，下面就是重构你的商务英语写作，在极短时间里以极简有效的书面表达和读者进行高效交流，给你的写作做做操：学一学、练一练、用一用。(Study-Practice-Apply)

商务英语写作首先是一个“面子工程”，因为我们要在很短时间内，让读者产生信任，才能彼此配合。

怎么做到？

答案是：站到读者的视角，有同理心，能换位思考。

一个切实可行又能立竿见影的办法是：从“我”到“你”，多用“you“，引用对方的痛点、关切、兴趣和诉求。

接着以目的启动，思考：这次写作的目的是什么，然后就开宗明义地说出来。再搭建一个极简结构：三段式建立清晰的思考路线图，展示作者的核心品质。

——1——

你为谁而写？建立读者意识，换位思考，从“我”到“你”

想象一下，一抬头，透过电脑，一位读者坐在你对面。他说，“你在便利贴上给我写个大写的字母‘E‘呗。”你试一试，看看自己是怎么写的？

是不是写反了。从自己的角度看是，但是从读者的角度看就不是了。

写作是不是也有这个苦恼？你写的，却不是他要的。这时候，先停下要打字的指尖，脑补一下：

• 读者为什么要看你写的内容？
• 他们会有什么期望、目的、要求？
• 他们可以从你写的内容中得到什么？

这就是给读者的性价比。

“知己知彼，百战不殆”，这是《孙子兵法》里说的，但英文却翻译为: Know yourself; know your “enemy”——了解自己，了解“敌人”。你想，如果我们要把写的内容给“敌人”看，恐怕会更加谨慎和重视吧。

所以，写作就是思考。写得好的前提是想得清楚，这是写作的难点。“Writing is thinking. To write well is to think clearly. That’s why it’s so hard.”

——2——

道理懂了，具体怎么做？

我介绍一个特别简单的方法，数一数一封邮件里有多少个“我”“I”，I think, I want, I need this, I ……然后再数数有多少个“你”“you”。You can, you will get, you will see the value of……多写“你”，少用“我”，建议的比例是七三开，重在对方，为“你”而写。窍门是：降低“我”的次数，突出“你”的次数。

下面这几个例子，你觉得哪个更好？

为什么都是第二句？

你是不是发现，在五个例子中的第二句，明显多了一个词“你”……

1. 你可以用正常的声音说话；
2. 你可以享受更多阳光和美景；
3. 填好表格，我们可以为您尽快去预订……
4. 你可以随时携带，接收呼叫而又不干扰别人；
5. 为您服务全年无休。

这样写，让对方的“你”感到写作的“我“更重视，从而建立对象感和对话的代入感，更好交流。就像歌词里说的那样：“我的心中只有你……”。

所以，要想好好对话写作，先摆好位置，进行一个“我和你”的思考，才能有“我和你心连心”的链接，相会在一起。

想一想，对面的“你”有哪些关切的问题、需求、甚至可能的异议。我们希望从对面的“你”得到哪些结果？如何影响？我们是否了解中文和英文在思考、表达、文化等方面的差异，对非英语母语人士的影响？

很多人对写作中的第一句话就头疼不已，不知所措。于是有人写：This is Joanna Wang. 但这有点像记者报道或电话模式，但不是人们常见的写作的打呼语。如果写：How is everything going? 结果，不少人又不知道后面该如何衔接。

所以，不妨以“你”开启第一句话，以读者视角启动一次书面“对话”。在几乎所有的商务英语写作，如果你不会写第一句话，都可以用我提供一个万能公式：Thank you for your _____ (填上一个名词，如：reply, email, message, your support.) 不论如何，我们都能营造一个“伸手不打笑脸人”的氛围，非常简洁、安全、友好。

先感谢，先建立对读者友好的氛围，再处理事情。道理我们都知道，但是：“我认为”、“我以为”、“我觉得”往往成为了一种谈话中的“肌肉记忆”，如：I need your help and I need the deck before Mon. COB. Give me the related document before the deadline ASAP.

这样的表达，读者愿意为我们办事吗？这就是沟通中的“我执”——太执着于自己的利益和要求，而没有考虑对方的感受或者经常无意间把读者得罪了。

多以读者“你”的角度出发，快速连接对读者的价值和利益才能走进读者的心里。如果“我执”重，会让读者不舒服，因为交流是双方的，我们要想想，读者为什么要给“我”办事呢？

——3——

交换的前提：先“给”再“要”，并辅佐以尊重和感谢

商业的本质是交换，而商务沟通和交流的核心无非也是两个字：给、要。如果想获得，我们先要付出。而写作的付出就是笔尖的智慧，其实把常用的商务英语组合一下就可以了。

想想看，让对方为我们办事，那我们就要表现出尊重，让读者感受好，再能看到价值、利益和好处，才有可能行动。

具体来说，开头第一句应表达尊重和友好，不要一上来就：I want, I need, I think，不妨转化一下，从“我”到“你”。如果是和客户第一次联系，那你可以说：Thank you for your interest in our service/solution/product，等等，然后再说，I am writing to you to......

尝试在交流中先形成这样的习惯，尽可能先用：Thank you。

我的一位学员讲过一个让他印象深刻的小故事。

那是2009年，我担任国家省部级领导干部英语强化训练项目的教学组长，一位领导和我交流，为什么他年过半百也要积极参加我们的课程。他讲到，有一次去非洲访问，对方是副总理接机，陪同他前往下榻的酒店。他的英语非常差，不敢张口。副总理和他坐在后排，前面一位是司机，一位是保镖，翻译没能上这辆车。副总理一路17英里一遍遍和领导搭讪，他只能一遍遍点头微笑，啥也不敢说，那个尴尬的场景让他狠下决心来学英语，哪怕是最简单的生存英语。”

什么是生存英语？其实非常简单，我们几乎在任何场合里都可以先用到的三句话：1）Excuse me; 2) Please；3) Thank you.

非英语母语的我们如果在细节上没有意识到或者不注意，就会给对方留下说话突兀、粗糙、不礼貌的印象，而一旦形成习惯，在书面交流中一上来也会给人命令或者颐指气使的感受。也许我们根本没有那个意思，但还是无知无觉地把对方冒犯了。

后来这位领导告诉我，有一次他出国就用了我教的这几招锻炼自己。一下飞机，他不许秘书和翻译帮助，径直走进机场咖啡馆，盯着售货员，自信地说：

“Excuse me.”他说，

“Please,“ 指着一个中杯咖啡杯，然后售货员给他装好咖啡，

“Thank you.” 售货员冲他笑了笑，点点头。

领导立刻觉得：自己就这三个词的英语水平还能生存，还能收获正向反馈，那自己还有3000多个词呢，以后尽可以找机会用上了。

我当时在大学的一位外国同事也有类似感受。他娶了一位中国太太，吃饭的时候，他自动就说，“亲爱的，请把盐递给我，谢谢！亲爱的，劳驾您，请把筷子给我，谢谢！”他夫人觉得他虚伪，而他夫人则是“恶狠狠地说”：Give me your bowl. Pass me the salt.” 他直言娶了一位“母老虎”。

也许我们觉得小题大做，但是英语交流应尽量体现语言和文化的特点，不能是中式思维裹着英语表达。

书面交流也是如此。写作是名片，是面子工程和里子工程的结合，是留下的印象，是人设的打造。我们用母语交流有时还会词不达意，英语更给我们增添了不小的困难。但是，要理解这种交流的本质，把握一些套路，在交流中有一个个抓手，就更加从容一些。

再看几个例子吧，你会看到Thank you无往不利，所向披靡！

1. 感谢建议

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2. 回复投诉

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2. 3. 申请职位

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2. 4. 第一次交流 Thank you for building the contact with me and I would like to…….
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4. 5. 邀请
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8. 6. 探寻建立商业联系

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2. 7. 拒绝别人

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1. 
   
2. 8. 通知

Thank you for your great effort put in this task and I’d like to inform all the team members that there is a training on effective business writing to enhance our……

1. 
   
2. 9. 裁员

Thank you for all your great contribution to our company. I feel so touched to have such a wonderful group of people working for us. But the current economic situation gives us a hard time and I hate to say but there are 15 people to be let go before this June.

1. 
   
2. 10. 解决问题和矛盾
3. Thank you for your outspokenness in sharing us the bug in the code and I would like to
4. discuss it with our group for a detailed diagnose at……

所以，以积极正向的方式开头几乎是所有交流表达善意永恒不变的方法。无论场景是什么，我们都可以用上Thank you for your______的句型。先练好固定动作再发展自选动作,如果不知道开头说什么，你就用这句话，简洁有效、积极正向。它的本质是，我们希望从对方那里获得就要先给予，这是不变的思路；而让读者感受好，他们更愿意配合，何乐不为？

从写作的IPO模型总结就是：

输入——致谢或表达敬意，让读者感受好；

思考——为什么如此？从脑力到心力，激发正向情绪；

输出——以Thank you 开始。

谢谢您阅读本文，希望对您有些许的帮助！

文章：王参谋

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