人事档案的特征就是以人员的姓名进行整理保存的，确定档案是否应该归档，首先要确定这是谁的档案。

不能因同名同姓、同姓异名、异姓同名而张冠李戴，因一人多名而将材料分散。

为了防止这类情况发生，应该仔细检查档案材料上的姓名、籍贯、年龄、家庭地址、工作单位等等信息是否一致。

并且在工作中可能会遇到“看起来是这个人的档案，但实际不是”，所以要仔细检查档案中的内容。

要知道，只有处理完毕的材料才可以进行归档操作，凡是没有彻底解决的材料，是不允许收入人事档案中的。

如任免、晋级、授衔，有请示而无批复，涉及重大问题只有检举揭发无结论者，均属未处理完毕。

不应归入人事档案。即使归入人事档案也应退回材料形成单位，待处理完毕后再归档。

人事档案中的信息，不可以出现虚假以及模棱两可、相互矛盾的情况，鉴别中一旦发现内容出现此类情况，均应退回原单位。

对于一些没有时间、作者或签名盖章的材料，一经发现应及时收集补充或补办材料。