XX公司办公室岗位职责

一． 专项订货（销售助理）：

1. 办公室的专项订货工作由XX具体负责,职责范围为网上销售,电话销售,本地销售人员的订货,并做好当天订货信息的记录(已订货物的名称、数量、公司、预计到货时间)并及时追踪货物。

2. 货物到公司后的流程为：销售助理收货后及时通知财务销帐，并在原始订货登记本上注明到货时间。处理完以上程序后将货物交由库管入库，同时通知销售人员货物已到，安排送货。

3. 销售助理订货时要以合同为依据方可订货（西安本地为合同原件）外地办事处必须要有合同传真件订货，电话通知一律不予订货。

4. 销售助理同时兼顾办公室电话业务，详细记录所有业务电话及产品情况，电话记录将做为处理销售问题的原始依据。

二．库管职责（XX）：

1．库房管理人员要对库房情况具体掌控，哪些货物短缺应及时通知办公室安排订货，库管在收到货物后应认真清点核对货单有无遗漏，无误后录入库存，并及时安排打印标签，避免货物混乱。

2．库管同时要做好给本地终端销售人员的配货、外地办事处的备货、本地同行调货及打印销售单、标签的工作。

3．库管对库房存货应每月盘点一次（盘点时间在每月最后一周的周六）。

4．库房卫生力求干净整洁，货物摆放规整，产品定期清洁。

三．产品分装（XX）：

1．分装人员在分装产品时应登记好分装日期、规格、数量并在分装袋上注明分装产品的名称。

2．在分装时注意个人安全防护，严格按照公司要求分装，防止污染和损耗。

3．严禁在分装时嬉戏打闹，分装工具及时清洁，分装后的废弃物及时清理，保持库房干净卫生。

四．发货（XX）：

1．公司每天发货时间原则在下午五点半之前，外地办事处应在五点前将传真发至公司备货（XX办事处当日传真可次日发货）。

2．发货人员应和库管积极配合打单配货，发货时认真核对货物清单，以免错发漏发。

3．发货人员同时兼顾公司在本地同行的调货取货任务，处理业务时应提高工作效率避免延误时间。

五．办公室主管（XX）：

1．办公室主管主要收集整理客户资源信息，并协助业务人员查询所需要的相关信息。

2．具体安排分装货物的名称、种类及分装人员。

3．本地终端销售单的保管（销售人员开票时可在此处查询对帐）。

4．监督发货、配货、调货，协助业务人员催款。

六．财务（XX）：

1．财务职责：

①．财务人员应按公司要求将本地和外地销售清单按院校、科室分门别类，划分归拢。每周三将上周（本地）毛利润及成本核算清楚，以电子表格形式打印成报表。外地办事处的相应数据每半月做报表一份。

（本地销售由XX协助提供销售数据。外地销售包括同行销售单由XX协助提供数据）

②．销售发票的开具是财务人员的份内职责，在业务人员要求财务开票时，财务应认真核对所开金额，避免错开漏开给公司造成损失。

③．财务同时兼顾和业内同行的对帐。（对帐相应数据的提供由XX、XX协助提供）

④．财务每月必须完成以下报表，以保证销售部门及时调整销售策略和方法（报表为：每月本地终端及外地办事处的成本、毛利、公司实际收益报表，已开发票未回款的业务报表，已做销售未开票的业务报表，工资及提成奖金报表，总公司开支报表）。

⑤．财务应在每月八号发放员工工资（特殊情况可顺延），提成和奖金在发放完工资后一周内发放。

2．财务奖励：

以上职责范围内的财务工作能够及时完整的提供各类数据，经办公室负责人审核无误，当月为全额奖金，如公司当月收益有大幅提升，财务工作有较大帮助时，财务人员奖金相应上浮。

3．处罚：

①．错开漏开发票责任由财务承担（每错上一张罚当月工资50元）。

②．每月公司要求的各类报表，不能及时提供（罚当月工资50元）。

③．原始单据丢失，按单据金额处以相应罚款。

XX有限公司

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