第十三章：人事档案管理

一、基本要求

1、人力资源部负责管理公司所有员工的人事档案，同时，有监督指导各部门规范部门员工档案建立的义务；

2、人力资源部对公司所有员工的人事档案须做到保存完好和必要的信息保密；

3、员工入职后的个人信息、工作经历、培训情况、绩效考核记录、工资情况、奖惩记录、职务变化和离职档案等情况都须列入人事档案管理中。

二、档案管理分类

（一）公司文件管理

◇人力资源部代公司制定并发出的文件、传真和通知等，都应分门别类，以发文时间和编号顺序等保存一份原件或复印件；

◇薪资福利类文件在做到信息必要保密的前提下妥善保管。

（二）外部文件管理

由国家或市政府有关部门发布的文件、通知或社会公开资讯等，应作为公司共享资料保管。

（三）员工人事档案管理

◇人力资源部负责管理所有公司员工的人事档案；

◇人事档案管理应严格执行国家和公司的相关规定。查阅员工人事档案前须经过人力资源部经理批准，并办理查阅登记记录手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改和泄露所有人事档案的原始信息。

（四）员工发展档案管理

◇“员工发展档案”是公司人力资源部为每个员工在公司的发展，建立的内部管理档案。内容包括该员工的招聘试用、劳动合同、转正录用、绩效考核、奖惩记录、薪酬福利（休假、医疗、工伤、教育和培训）、特殊贡献、培训承诺及离职流失等信息。此档案的目的在于建立公司内部员工管理体系；

◇“员工发展档案”从员工到岗试用，签订《劳动合同》后建档，并按部门分类。员工终止/解除劳动关系后，应随该员工其它档案一起封存归档管理；

◇“员工发展档案”仅供公司内部管理使用，公司任何人都不得用作其它用途。

第十四章：相关表格/附件

1《员工招聘申请表》 10《人事变动表》

2《应聘人员登记表》 11《内部调动通知单》

3《面试评估表》 12《调薪单》

4《动易员工登记表》 13《员工违纪处罚单》

5《新员工入职手续清单》 14《解除聘用关系通知单》

6《新员工入职告知书》 15《离职员工工作交接表》

7《员工转正通知单》 16《员工离职面谈表》

8《员工转正申请考核表》 17《离职原因调查表》

9《员工转正面谈表》 18《离职结算单》

10《定薪单》

本手册自颁布之日起开始执行，最终解释权归公司人力资源部负所有。