办公自动化有很多不同的方面，但可以很容易地分为以下几类：

信息存储。这包括信息的记录，如表格、文档、文件、图像和电子表格。信息存储一般以文字处理器或电子表格的格式存在，但也可以更复杂，如自动化系统中的记录。

数据交换。系统允许信息的实时交换，如传真机或电子邮件。自动化系统工具也属于这一类别，因为你可以很容易地在人与人之间分享信息和发送报告。

数据管理。办公自动化还必须在不同的当事人和相关信息之间容易管理。因此，办公自动化系统可以处理短期和长期数据，包括财务计划、营销支出、库存管理等。

办公自动化的效益

企业或多或少地依赖办公自动化系统工具。无论程度如何，其好处是广泛的：
● 减少完成任务的人工劳力
● 最大限度地减少人为和手工错误
● 减少完成任务的处理时间
● 增强透明度和流程改进能力
● 基于数据和预测做出更好的决策
● 增强的指标和KPI监测
● 提高员工满意度和沟通能力
● 带来更好的客户服务

办公自动化系统的类型

办公自动化实际上涵盖了企业运营的方方面面，有一些系统工具可以支持：

设施管理：获得远程授予或拒绝访问你的设施的能力。示例：
● 访问管理
● 访客管理
● 服务
● 会籍
● 房间安排

人员配置：使用自动化来入职员工和批准合同。示例：
● 合约
● 招聘
● 排班
● 入职

生产率：存储、共享和协作有关笔记和基本信息。8Manage OA办公自动化系统可以连接各种生产力应用程序以相互沟通。

沟通：使用电子邮件和文档共享套件以便快速回应查询。

行政管理：收集和组织数据，精简重复性工作，减少文书工作，并对帐单、费用和发票进行处理。

使用 8Manage OA等系统工具来管理重复性任务，将所有遗留系统的数据整合到一个地方，自动化会计和实时分析等等。
● 收集和整理数据
● 简化重复性任务
● 更少的文书工作时间
● 账单计费、费用和发票

会议和日程安排：避免来回奔波，自动安排会议。

办公自动化系统的必要性

好用的自动化系统有很多必要的属性。以 8Manage OA 为例，看看它如何帮助你的业务。

-简单的工作流程设计

自动化系统应该让你的员工的生活更轻松，而不是更复杂。这意味着工作流程及其设计应该直观易用。例如，8Manage OA可以完成你的内部流程，假如账户核对，而无需 IT 团队或任何人编写程序代码。相反，你可以从命令库中进行选择并轻松组合任何过程。

-移动兼容性

如今，员工和企业领导者总是在旅途中。拥有一个与移动设备兼容且可访问的工具意味着你在离开办公室或离开计算机时不会错过任何信息交换。

8Manage的移动终端功能集消息的审批、查阅与回复、以及即时通讯于一体，让办公人员摆脱时间和空间的束缚，单位相关信息可以随时随地通畅地进行交流互动，使工作变得更加轻松有效。

-软件集成

你可能已经拥有适合业务的办公自动化工具，但这些最好是可以相互沟通。8Manage OA可以无缝与第三方系统对接集成， 能与 CRM、HCM 及项目管理自动结合，而且所有数据也能自动相通。

-报告和分析

怎么衡量你的工具是否始终如一地对你有利？带有报告和分析功能的软件解决方案8Manage OA可以为你处理这一管理方面的问题。这些功能不仅会根据你的数据和日常业务提供分析，而且你还可以创建内部报告，例如显示在一项任务上花费了多少小时。

-访问控制

对于任何接触数据的软件，最关键的考虑因素之一是控制和安全性。像 8Manage OA这样的系统工具允许进行访问控制，这意味着你可以限制访问权限并只授予那些应该拥有访问权限的人。你还可以查看谁对数据进行了任何更改以及何时更改，以便审计跟踪有效且准确。

结语

办公自动化在日常流程和流程优化方面都发挥着重要作用。企业可以在不同方面利用办公自动化。8Manage OA 办公自动化系统可以帮助大幅提高生产力，有助于企业各部门一起协同工作，以简化工作流程、沟通和协作。