第一章 总则

第一 为使文件管理规范化、科学化，提高办文速度和收发文质量，结合我司的实际情况，制订此文件管理制度。

第二 文件管理主要分为两大类：外来文件管理和内部文件管理。外来文件多以信件、传真的形式出现，包括各行业各协会的资料、上级或同级之间的函、政府机关的发文、客户的合同样品等；内部文件包括公司的发文、各部门上报下发的各种文件、资料等。

第二章 收文的管理

第一 文件的接收由专人负责，进行分类后交予相关的业务部门，经部门负责人确认后进行登记、收集、保管；对本部门工作暂无关系的由人力行政部存档。

第二 上级或政府部门的发文要交予总经理阅批，负责人根据批示进行处理。

第三章 发文的管理

第一 公司文件和各部门内部文件的格式要规范，编号要统一。

一 文件由三部分组成：眉首（文头）、主体、版记（文尾）。眉首和主体部分之间、版记的各要素之下用一条与版心同宽的横线隔开。（文件统一格式附一览表）

二 公司机构的代字用“正”，人力行政部用“人”，营销中心用“营”，生产中心用“生”， 研发中心用“研”，财务部用“财”。

三 以公司为例：发文字号 LIHENG 正字[2020]第001号文件，其中，“LIHENG”为公司代号，“正字”为发文机构代字，“[2020]”为发文年份，“第001号”为文件编号。

第二 根据实际情况标明文件的秘密等级、紧急程度和有效期限。秘密等级分为绝密、机密、秘密；紧急程度分为特急、急件、限时送达；有效期限分为永久、长期、短期。

第三 文稿拟稿后，拟搞人应详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、标定日期和密级；负责人要做好编号登记、发文登记、存档登记。

第四 对公司或部门的文件应及时附上文件拟办单或文件传阅单进行传阅；传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将标有密级的文件带回家或带到公共场所，也不得将文件转借其他人阅看，防止丢失泄密；对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

第五 文件资料更改前，应填写文件资料更改通知单，经批准后，即同一内容新发文执行的同时，旧发文失效。

第六 凡以个人名义或部门名义上报下发的一切文件，要通过部门负责人或总经理的审批，涉及公司的技术和商业秘密须经总经理批准后方可发文。

第四章 文件的借阅与复印

第一 借阅/复印文件应严格履行借阅/复印登记手续，各部门有关人员因工作需要借阅/复印的，应填写借阅/复印申请表报批。对于一般文件，由本部门负责人审批；对于涉及密级的文件，须由总经理同意后方可借阅/复印。

第二 文件的借阅与复印应遵守有关保密规定，原件应及时归还存档。

第五章 文件的立卷与归档

第一 各部门负责人于每月5日前将上个月收集到的应归档的所有文件移交保密室负责人。

第二 文件立卷应按照作者、内容、名称、时间顺序，保密室负责人把收集到的文件移入保密室，分门别类地进行整理归档，并建立检索目录。检索目录应方便于文件使用部门查阅。

第三 每次文件移交后，由保密室负责人打印移交文件的目录清单，相关部门留存一份备查。

第六章 文件的销毁

第一 对保存失效或作废的文件，负责人要做好登记，并盖上“作废”、“旧版保留”字样的印章。

第二 对于超过使用期、无效作废、已办毕没有归档和无存查价值的文件，有关部门要定期对已办毕或超过使用期的文件进行整理，把要销毁的文件目录送交相关负责人审查签批，据以办理销毁。

第三 经审核同意销毁的文件，应由专人在指定的地点监视销毁；销毁的文件必须与报送销毁的文件目录一致。