一、什么是工作的标准化？

工作标准化是指制定工作流程，使所有参与工作的员工都能取得相同的结果，并按照既定规则执行任务。

在工作标准化中，有两种主要的情形：

(1）即使有人离开，工作也能进行的状态（工作流程的标准化）。

即使目前负责工作的员工离开，其他员工也能迅速了解工作应该如何进行。工作流程标准化的主要目的是确保整个团队对要开展的工作流程有一个统一的解释。

掌握整个工作流程，创造一种即使负责人发生变化也能顺利接管和开展工作的状态也很重要。为了实现这一目标，有必要建立一个易于理解的工作流程，并按照流程进行工作。

(2）无论由谁来执行，都能保持工作质量的状态（任务的标准化）。

这是一种很容易理解应该执行什么任务以及如何执行的状态，员工之间的任务内容和结果没有差异。以已经产生结果的方式将任务标准化，并将其制成手册，有助于保持工作质量的稳定。

重要的是，无论谁负责，都可以分享和培训手册，以执行任务，并防止工作成为特定的流派。

(3）以上两种情况的共同点是消除了人治。

工作标准化最重要的一点是，本来会成为特定形式的任务可以由其他员工来完成，而不需要改变。

工作的标准化也使其更容易应对人才的流动性和工作方式的多样化。在任何情况下，工作标准化都有利于业务的连续性，而不影响生产力和效率。

二、如何进行工作标准化？

工作标准化的轴心是工作流程的标准化和任务的标准化。流程和任务在工作标准化中是相互补充的。通过在两个轴上实施PDCA循环，而不偏重于其中之一，可以更有效地实现工作的标准化。

【本文着重说明如何在工作流程和任务中进行标准化】

三、工作流程标准化的步骤

(1）鸟瞰工作流程，确定所有任务

首先，由部门负责人写下工作流程，并将任务可视化。如果有很多人参与，比如跨部门的工作，其工作流程要有多个部门负责人共同完成，工作流程要考虑各部门工作的衔接。这一步骤不仅是对工作流程的审查，而且是确定重新组织工作流程的任务，使其更有效率。。

(2）组织任务并将其纳入工作流程

分析和组织已经确定的任务。关键的一点是通过使用流程图等将工作流程可视化。对任务的工时、频率、顺序和难度等项目进行量化，并澄清问题。在此过程中，主管部门、截止日期和合规性等基本条件也同时得到检查。

也有必要从战略角度出发，不仅要关注被外包的任务，还要问这些任务对整个公司来说是否必要和重要，以及是否可以使其更有效率。

(3）对工作流程进行标准化和规范化管理。

界定诸如何时、谁和如何执行每项任务的项目。这将使工作被分解成具体的任务，并明确需要做什么。常规任务也可以做成模板。当流程发生变化时，模板本身也可以被更新，以保持其最新状态。

四、如何进行任务标准化？

(1）确定任务和知识

从参与单一工作流程的员工和部门收集大量信息，并在获得工作的整体情况的同时确定任务。由此可以分析出标准化的最佳方式，并对任何改进进行纠正。

如果确定的不仅仅是作为事情的任务，还有在开展工作时如何有效进行的诀窍，在流程手册中要详细反映这一点。

(2）创建任务流程手册

任务流程手册不仅传达了任务的程序，还传达了工作的全貌和为什么要这样做的目的，这样在执行任务的过程中就不会忽略工作的本质。流程手册要易于理解，不仅通过文字解释，而且使用视频和图像，则更容易传达给其他人。

(3）分享任务流程手册

分享所创建的手册，以便员工可以很容易地参考它们。通过降低浏览的障碍，可以操作流程手册而不至于成为一种形式。

对于一些业务来说，用纸质文件分发可能太过庞大，而且如果更新的话，还得重新打印。出于这个原因，创建一个流程手册基于数字数据参考的系统是一个好主意。

如果能在云端管理，即使数据更新，也能始终保持最新和集中管理，而且可以在智能手机和平板电脑上查看，即使不在公司也能检查。

(4）培训

建立一个能够准确执行标准化任务的系统也很重要。

例如，可以建立检查表，以防止任务被遗漏，或检查对任务的理解程度，即使没有彻底阅读手册，也会更容易理解要点。如果有大量的员工在执行任务，根据流程手册进行培训是有效的。流程手册也使培训新员工更加容易。

(完)