2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅以中办发〔2012〕14号印发《党政机关公文处理工作条例》。该《条例》分总则、公文种类、公文格式、行文规则、公文拟制、公文办理、公文管理、附则8章42条。

一、公文的概念及特点

（一）概念

公文就是公务文书或者官府文书的简称，是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式，经过一定的处理程序形成和使用的书面文字材料（包括电子版）。

党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

（二）特征

一是特定效力。特定效力意味着公文是党和国家执政和行政的具体体现，具有法律层面的要求。

二是规范体式。规范体式要求公文按照一定的书写和印刷方式去表现，公文的排布和要素标志要统一规范，要标准化。　　

（三）特点

（1）政治性。公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的特定文书。其内容要与党和国家方针、政策的要求相一致。

（2）权威性。公文在法定的职权范围内具有很大的权威性，下级机关必须严格遵守执行。这就要求公文制定必须在职权范围内进行，必须符合法定程序。

（3）实用性。公文是指导、布置工作的重要工具，具有很强的实用性。这就要求拟制公文要实事求是，提出的政策措施要切实可行。

（4）规范性。所谓规范性，就是从内容到形式到处理程序都符合国家的规定标准。这就要求公文的拟制、办理、格式、版式、语言等必须符合规范要求。

（5）时效性。公文只是在一定时间内发挥作用；公文的运行和执行要讲求实效。这就要求：处理公文要有强烈的时间观念；要及时处理失效公文。

二、公文的种类及适用范围

（一）公文的种类

《条例》明确公文种类为15种：决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

（二）公文适用范围

1.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

2.决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3.命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

4.公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

5.公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

6.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

7.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

8.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

9.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

10.报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

11.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

12.批复。适用于答复下级机关请示事项。

13.议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

14.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

15.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

三、公文格式及规范

（一）公文格式范畴

1.承载公文的介质

（1）公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用纸张定量为60 g/m2—80 g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80％—90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5—9.5。

（2）公文用纸幅面尺寸及版面要求

幅面尺寸：公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。

版面：页边与版心尺寸--公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。

（3）印制装订要求

制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1 mm。

印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不超过2 mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

装订要求：公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4 mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90º，无毛茬或缺损。

2.公文数据的表现形式

字体和字号：如无特殊说明， 公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

3.公文格式种类及格式

格式分为两大类：常用格式与特定格式，其中特定格式包含信函格式、命令（令）格式和纪要格式。

（二）公文的组成要素

《条例》第九条规定，公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18个要素组成。

《条例》对每一个格式要素的应用作出了规范。从说明来看，1个公文最多要具备18个格式要素，最少要具备10个要素。

（三）公文格式各要素的划分

版头：公文首页红色分隔线以上的部分称为版头。

主体：公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体。

版记：公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

（四）公文格式要素的编排规则

1.版头

（1）份号：如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

（2）密级和保密期限：如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

（3）紧急程度：如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（4）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称 。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

（5）发文字号。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

（6）签发人。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

版头中的分隔线，发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

2.主体

（1）标题。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

（2）主送机关。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

（3）正文。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

（4） 附件说明。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（5）发文机关署名。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

（6）成文日期。在发文机关署名下一行编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

（7）印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

（8）附注。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

（9）附件。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

3.版记

版记中的分隔线。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

（1）抄送机关。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

（2）印发机关和印发日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

（3）页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

五、公文的行文规则

（一）基本规则

1.行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

（二）上行文规则

1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

2.党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

3.下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

4.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

5.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

6.受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

（三）下行文规则

1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

2.党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权， 可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。

3.党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。

4.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

5.上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

（四）平行文规则

1.同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。

2.党委、政府的部门依据职权可以相互行文。

3.部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

六、公文的语言要求

1.《条例》对公文语言提出8字要求：表述准确，文字精练。

2.国办秘书一局总结了公文语言要求的七字标准：明、准、实、当、庄、简、彩。

3.用五句话来概括公文的语言要求：真实准确无假话、严谨庄重无虚话、简明扼要无废话、平实易懂无大话、鲜明生动无套话。

（1）真实准确无假话

真实准确是公文的生命。真实准确无假话，这是优良文风的一个最基本要求，也是最重要的要求。真实指的是确有其事，不允许虚构和编造;准确指的是在表述时不夸大，不缩小，既不添油加醋，褒贬失当，更不文过饰非。只有内容真实、准确，才能具有说服力。

（2）严谨庄重无虚话

所谓严谨,是指公文中宣事说理要严密周全，交代清楚，合乎逻辑，前后不能自相矛盾，语言含义要确切。公文语言表达要力求达到天衣无缝，令人无懈可击。与严谨直接有关的是公文的语言必须庄重。所谓庄重，就是端庄持重，格调郑重严肃。只有用语庄重，无虚词浮句，无文学气息，所写的公文才更显得严谨。

（3）简明扼要无废话

简明扼要是指公文使用的语言要精当不繁，忌冗长空泛，又不苟简，即服从行文目的和表现主旨的需要，当详则详，当略则略，力求以最少的文字表达最为丰富的内容。

（4）平实易懂无大话

公文用语要求平实易懂，指的是语言平直自然、明白晓畅、恰如其分，不矫揉造作，忌堆砌华丽辞藻，忌滥用辞格，讲求于平淡之中见神奇，多用叙述、说明、议论，少用或者不用描写、夸张、渲染等手法，这是公文的重要特征。

（5）鲜明生动无套话

公文语言鲜明生动，是指其所表现的公务活动内容必须富有新意，而不是人云易云、平淡庸俗、无制发机关特质的内容。这首先要求制发公文的作者要有新鲜的思想，写进公文中的事例要典型。其次在表达手法上不能穿靴带帽、套话连篇。