大家好，欢迎来到新一期采购大讲堂，今天给大家讲解的是采购跟单工作注意事项。

采购跟单工作就是为了满足5R原则中的“适时”。即在采购订单下单后，及时了解供应商供货周期、发货时间、物流方式等，预测出货物从下单到收货需要多长时间、途中可能发生的变故，保证采购产品在合适的时间到达约定的地点。

一、备货

首先，采购合同生效后，要及时为供应商办理预付款或定金，同时催促供应商抓紧时间备货。备货期间，要定期询问供应商备货情况，便于掌握备货是否能在约定的供货周期内完成。如遇紧急采购情况，更需紧盯备货，以压缩备货时间、物流时间。

二、物流跟踪

货物备好后，要及时与供应商沟通发货时间和物流方式。大多是以快递或快运方式运送，此方式能够网上跟踪物流进度，一般可以根据物流公司转运中心设置情况、干线直达情况准确判断出到货日期。

但是对于大宗货物，供应商考虑物流费用过高会选择普通物流或专线配货的方式，这种情况下无法准确判断货物到达时间，因为这种物流可能车装满才会发往下一站，也可能是定点发车，中转时也可能一站换一家物流，直至中转到目的地。另外也无法网上查询货物位置，只能通过物流电话询问，可能需要打三四个电话才能查到货物的准确位置。这是最令人头疼的事情了。

三、验收入库

经历一番折腾之后，货物送达指点地点时，要及时与仓库或收货人沟通验货，数量、型号、尺寸等参数与合同相符则可入库，如若不符，要及时与供应商联系处理。

四、催发票

货物入库后，就开始催供应商的发票了。催发票是个不受人待见的工作，供应商一般都是月底开票，但我们尽量要在25号之前让他们把发票开出并寄来。这就需要跟单人员每月15号左右，开始一遍又一遍地催促供应商，直至发票寄来为止。同时也要考虑到发票寄来后，当月又有新的订单，这时还要要求商家开出。

好了，本期的采购大讲堂就先为大家讲到这里，我们下期再见！