(2)构建网格化沟通平台,加强信息系统升级与维护
对于苏宁易购目前跨部门沟通不畅的问题,可以搭建内部员工之间、公司与客户之间、职能部门与管理层之间的沟通渠道,构建网格化沟通平台。一方面可以在沟通平台建立起一个包含公司员工联系方式的信息库,并对员工进行编号,在处理业务的流程中,将经手业务的每一个员工编号依次详细记录。
当财务人员在产生任何疑问时可以随时根据员工编号在信息库中找到对应的业务人员,为员工处理业务提供便利。另一方面,苏宁易购应将微信公众号进行功能升级,除了分享企业动态,还应针对客户开发出专门的反馈渠道,不仅使内外部人员实时了解公司经营状况,还能及时根据客户反馈提升服务质量。
在财务共享建设初期,苏宁易购对信息系统的关注重点在于建立和运用,但实现财务共享模式后,企业的关注重点应转变为管理与维护,因此苏宁易购应加强对技术部门的工作整顿,不断完善信息系统。例如,在每月末、每季度末、每年末对外公开财务报表之前,根据实际情况重点维护与更新系统,保障财务报表的高质量;
在公司发生重大变动时,应对信息系统进行及时调整,以防范系统中录入的重要业务的财务信息受到影响,避免事后再进行更正。对于信息系统覆盖面不足的问题,苏宁易购应加大技术开发的投入力度,充分利用互联网收集数据、云计算整合数据、大数据分析数据及智能化处理数据,增加接入端口的数量,使财务信息的获取更加及时和直接。
在信息安全方面,企业应定期对信息系统的安全性进行检测并巩固,消除潜在的安全隐患,由技术人员对重要数据信息进行加密处理并授权,同时系统的访问记录被随时保存,当出现信息泄露的情况时,可以依据访问记录追踪到个人。另一方面,苏宁易购在进行员工招聘时不仅应考虑员工的专业素养也应注重员工的道德品质,确保员工保持较高素质在一定程度上也能加强对信息的保护。
(3)完善内部审计机制,持续监督
针对审计滞后问题,可以将事后审计转变为跟踪审计,建立一个实时审计操作平台。一方面对内部控制缺陷进行详细具体的分类,使审计人员更容易发现和区分,更准确地分析出缺陷出现的原因并及时防范;另一方面对存在缺陷的内部控制环节应加大监督力度,且持续性监督,切实做到动态监管,提高监管效率。
同时,从苏宁易购的管理层角度看,应当明确内部审计部门的权力与职责,完善内部审计方式。对审计部门而言,应该明确自身定位,时刻保持独立,客观公正地开展审计活动。苏宁易购还可以设立自我评价部门,能够全面承担起内部控制的自我评价工作,通过实地考察等方式充分跟踪内部控制执行进度,并掌握充分信息。
组成人员可以是独立董事。由于公司利益与他们息息相关,而且独立董事不在企业内部担任实际职务,在评价公司内部控制执行效果时参与积极性更高,也更加客观和准确,使内部监督发挥最大效果。