又要进行年终总结了，如何科学高效地制作一份PPT？

临近年终，各种工作接近尾声，大家免不了需要使用PPT进行工作汇报及总结。对于初次接触PPT的小白来说制作PPT费时又费力，还得不到好的展示。

近几年，随着护理管理工作的深入，使用PPT的频率也越来越多。在这期间经历过许多误区，便想写下此篇文章，为大家排排雷，也总结了一些PPT的制作心得，希望对大家有所帮助（在此以powerpoint2016作为示例）。

第一步：了解PPT软件界面

工欲善其事，必先利其器。第一步当然是了解PPT界面的各个部分。

图1 PPT制作页面构成

文件菜单：文件信息、打开、保存、打印、导出及账号信息、软件版本等。

开始菜单：剪接板、格式刷、新建幻灯片、插入图形，图形的快捷设置、查找等。

插入菜单：插入各种图形、表格、图片、音乐、视频等。

设计菜单：设置幻灯片的大小及背景、PPT自带主题。

切换菜单：PPT每页之间的切换效果。

动画菜单：PPT页面上各选择对象的动画效果（包括进入、强调、退出）。

审阅菜单：翻译、语言等（使用频次较低）。

视图菜单：幻灯片视图和幻灯片母板界面。

放映菜单：设置PPT放映的方式（自动/手动）、播放时视图。

在实际使用过程中也可根据个人使用习惯设置快捷键，这可以为我们省下不少时间。

第二步：明确PPT制作目的

在实际着手制作PPT之前，明确PPT给谁看，要达到怎样的目的。

例如年末的年终总结PPT：给上级领导及同事看本年度的工作进度、工作亮点，同时说明该亮点是否可以借鉴及推广。

第三步：搭建框架

在这一步可以根据要传达的内容设计PPT的结构，制作标题、副标题、确定样式，例如年终总结PPT的框架可以设计为：

1.回顾本年度工作目标完成情况。

2.本年度工作亮点展示。

3.达成成就的原因。

4.现在还存在的问题及未来规划。

在样式的选择上多使用本院的PPT模板，在一般模板中主题色已固定，在无法确认配色的情况下从单位的logo中提取颜色也是不错的选择。

字体统一，所有标题/正文的字号统一大小。

第四步：完善骨骼

根据搭建的框架完善内容，对每个标题内容进行细分与充实。

例如年终总结PPT的骨骼可以设计为：

1.回顾本年度工作目标完成情况（使用数据进行展示更有冲击力）。

2.本年度工作亮点展示：需注意规定的PPT演讲时间，根据时长来筛选亮点数目（带领获得奖项的项目、重大事件的参与、核心点子等）。

3.达成成就的原因：由此感谢领导的支持及团队的共同努力，并引出对团队优秀人员的培养及成果。

4.现在还存在的问题及未来规划：先进行总结再描述问题，包括主要问题、解决方案、预期目标等。

第五步：美化页面

这是制作PPT的最后一步，也是许多新手小白最困难的一部分。

首先在配色上可以选取主题色的相邻色，进行重点突出时可选用对比色。确定颜色后进行文字和图片排版。

文字排版：先对大段文字经行缩减，这时如果文字还是很多，可以将其分段，再将重点文字提出作为标题。

图片排版：将图片全选中后统一调节大小（如果调节长度/宽度时，另一边随之自动变化，可选择图片格式→大小与属性→大小→锁定纵横比取消勾选）后进行对齐。

在进行图文排版时建议大家使用插入-SmartArt命令，可以使文字/图片之间的逻辑清晰，排版也非常简洁大方。

图2 图文排版样式

美化后PPT已经大体完成了，最后设置动画效果和切换方式。

建议根据使用场景及观看人群进行设置，建议新手使用较为简单的效果即可，避免过于花哨。

大家日常遇到喜欢的动画及切换效果可以进行收藏，逐渐进行积累，后期都可以做出非常哇塞的效果。

到此一份PPT就制作完成了，以下为在实际操作过程的一些小技巧，希望能让你的工作锦上添花：

1.实际演讲过程中最害怕的是打开文件发现乱码，所以在制作前一定要关注演示PPT的电脑用的是Microsoft office还是WPS。如果不能确认，推荐使用Microsoft office的power point进行制作，并在演讲前试放。

2.当PPT插入了音频或视频时有时会出现无法播放的情况，可以将需要插入的音频或视频放置在一个新建文件夹中，从该文件夹下单独打开音频或视频进行播放，避免现场慌乱。

3.使用模板时如果无法选中部分内容，可以在视图→幻灯片母版中查看，是否为母版内容。

4.放映PPT时，如果PPT自动快速播放，可以查看在幻灯片放映中的“播放旁白”或“使用计时”，将其取消勾选即可。

5.在进行演讲时，可以将每张PPT需要讲的内容放置在备注栏，演讲时调节为演讲者模式。

作者简介

文章作者：吴彩彩 周琴

作者单位：武汉儿童医院神经外科

本文最终解释权归作者所有