Excel拥有强大的计算、分析、传递和共享功能，可以帮助用户将繁杂的数据转化为信息。

01

数据记录与浏览

孤立的数据包含的信息量太少，而过多的数据又难以厘清头绪，利用表格的形式将它们记录下来并加以整理是一个不错的方法。Excel支持从多种外部数据源导入数据，也具备丰富的工作表编辑功能，帮助用户将原始数据高效准确地转换为电子表格。比如，“记录单”功能可以用窗体方式协助用户录入字段较多的表格数据，如图 1-5 所示；利用数据验证功能，用户还可以设置允许输入何种数据，如图 1-6所示。

　图 1-5 Excel经典的“记录单”输入模式

　图 1-6　设置只允许预置的选项输入表格

Excel甚至提供了语音功能，使用该功能可以一边输入数据一边进行语音校对，让数据的录入与复核更加高效。

对于复杂的表格，Excel提供了多种视图模式帮助用户专注到重点的地方，如分级显示功能可以帮助用户随心所欲地调整表格阅读模式，既能一览众山小，又能明察秋毫，如图 1-7 所示。

图 1-7　分级显示功能帮助用户全面掌控表格内容

02

数据整理

如果原始数据存在结构性问题或其他不规范的地方，通常需要先进行数据整理（清洗）后，才能进行统计和分析。Excel提供了查找替换、删除重复项等多种数据整理功能来帮助用户完成工作。

从Excel 2016 开始，Excel将Power Query从加载项改为内置功能，使得数据查询和整理工作变得更加简单高效，在Excel 2019 和Excel 2021 中，Power Query的功能进一步增强。借助Power Query，用户可以方便地自定义从多种数据源中获取数据的方式，单次查询的数据量远远超过Excel工作表的数据容量。图 1-8 展示了Power Query通过“逆透视列”功能将表格从二维转为一维的效果。