作为项目经理，在项目实施过程中，有各种需要协调、解决、确认的事情。

为了达成目的，就会涉及到各种形式的会议，比如项目周例会、复盘会议、评审会议等。

项目会议是项目经理沟通项目信息、跟踪项目进度、解决项目冲突、确保项目按计划进行的有效手段。

项目经理要明确自己的定位 ，PM不仅是会议主持者，更是会议把控者，可能还在一定程度上是决策者。

通过项目会议，项目经理不仅可以了解项目的进度、成本、质量、工作任务的完成状况，以及人员表现，客户满意度，项目执行过程中暴露的问题和出现的冲突，另一方面也有助于项目经理集思广益，加强团队协作，进行项目决策、解决项目冲突奠定坚实的基础。因此高效率的项目会议对于成功的项目管理来说十分重要。

所以今天我们就来讨论一下，如何高效率地开会。

做到四个明确

01

目的明确

会议目的一定要在会前通知，便于参会者做好相关议题考虑，做好表达意见的成熟思考，同时也是整个会议管理与控制的目标所在。明确的会议主题，可以提高会议效率避免浪费大家时间，避免会后总结发现“白忙一场”，避免形式主义。

02

人员明确

邀请参加会议的人员需要与会议主题相关，开会，并不是人越多越好。人多不仅增加会议成本，延长会议时长也会增加扯皮的可能性，不容易行程一直的会议结论，也不利于会议控制。因此，要本着“相关性”和“少而精”的原则，精选参加会议的人员，不要让不相关的人参与，避免“陪绑”现象。

03

议程明确

时间、发言人明确，有明确的顺序和限定时间，阐明每个议题的时间分配方案。便于讨论准备，即使在思维发散，头脑风暴的时候也可以帮助收敛回来。确保有效控制会议的进程与高效。

04

记录明确

由于参加会议的大部人往往只记录或者记住自己关心的内容，因此为了能够将参会者的发言、宝贵的思想火花以及最终决策、待完成事项能够清晰地保留下来，必须做好会议记录。将会议记录整理好并分发与会人员进行确认（必要时可做工作汇报材料向未参与会议的领导做汇报）。防止会后记忆有误，产生权责纠纷，衍生出新的问题。

会议时长，宜短不宜长

“帕金森定律”告诉我们：工作会占满所有的时间；面对一件工作任务，更富裕的时间反而会令人降低紧迫感，不再全力以赴。

所以，为了保证会议的效能，我们有必要缩短会议的时间。

时间短，更紧迫，更专注。

只要合情合理，时间设置多长都可以。设置好时长后，试着再缩短5%至10%。微微的紧迫感往往让会议效果更好。

平时60分钟的会议可以尝试缩短到50分钟；30分钟可以缩短到25分钟。这将有效缓解帕金森定律下所产生的消极影响。

心理学中有名的耶克斯-多德森定律呈现了紧迫感和效果之间的关系。这个关系是个倒“U”形的曲线。

稍稍缩短会议时长还能为下一场会议腾出更多衔接时间，减少迟到现象，以及迟到现象给准时者带来的沮丧情绪。

做好会前、会中、会后注意事项

01

会前准备

● 提前准备好议题、议程、会议材料并确定参与人、主持人和记录人；

● 会议议题、议程、时间、地点确定后，要提前告知参会人员并提前发放相关会议资料；

● 提前准备好会场设备设施。

02

会中做好控制

● 确保会议按时开始，严格按照会议议程进行；

● 严格把控会议时间和进度，按时结束；

● 营造活跃开放平等的会议环境；

● 保障与会者相互尊重彼此发表的意见；

● 控制会议秩序，避免过度讨论，如发现跑题立即制止；

● 对讨论结果进行及时汇总，形成会议结论。

03

会后做好跟踪

● 衡量一个会议是否有成效，一看会议是否能够形成有效的决策、二是会后的决策是否能在规定的时间内实现；

● 会议记录要明确记录待追踪事项；

● 会议的发起人要制定专人追踪完成工作的进度；

● 如是例行会议，可在下次会议前，整理出待完成的事项表追踪情况。

提前准备，把控节奏，做好纪要，是一场有效会议的必要条件。

综上，那些有价值的会议，都是让所有人有备而来、高效参会，带着明确的结论回去，并做到执行有力、落地有声。

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