别看只是执行订单跟进，跟单也是个技术活！

跟单的步骤是：

第一步：接收企业内部申购请求，检查供应商信息，价格信息，份额分配信息是否齐全；

第二步：从合格供应商名录中选择对应的供应商；

第三步：和供应商确认所订购物料的名称、规格型号、单位数量、价格税率、图纸及其他要求、货期、运输方式和收货点；

第四步：制作采购订单提交审批，注意应遵循：物料在交期均可满足的情况下选择价低者下单，价低而货期无法满足采购行为需将情况汇报上级主管；

第五步：上级领导审核采购订单的内容、价格、税率、币种、供应商信息、付款方式后发送给供应商盖章确认；

第六步：检查供应商的签返是否有效、符合要求，资料归档；

第七步：ERP系统（或“采购订单跟进表”）录入订单信息，订单执行和跟踪；

第八步：根据订货情况，确保掌握供应商生产节奏，监督其生产过程，及时解决出现的问题。跟进期间，采购人员需要在企业内部和供应商之间不断“往返”沟通；

第九步：根据货物接收情况，跟踪验收结果，不合格的要及时通知供应商安排退换；

第十步：账单核对（或发票追索），提交付款申请。

跟单时特别注意：

第一点：冷静思考、沟通解决

不是每张采购订单都是零问题发生，如果发生交货问题，采购人员要冷静分析原因，和供应商沟通寻找解决办法，甚至要及时和内部部门沟通协调，通过内外联合解决问题。

第二点：保持客观、礼貌耐心

客观看待问题，不是一味推给供应商了事。供销双方虽说是平等的，但在供大于求的现状下，采购人员的“地位”难免会比供应商“高”，但这不应该成为采购人员傲慢无礼的理由。礼貌耐心才能促进供应商的全力配合。

第三点：及时对账、合理安排货款

企业需要回笼资金来保持持续运转，所以在供应商准时完成订单交货后，采购人员需要及时核对账单，准时安排货款。如果有内部原因，沟通和付款计划表就显得很重要。

第四点：按订单（合同）条款执行

不要和企业内部人员或供应商达成任何口头承诺。采购跟单只起到沟通、协调的作用，如果内部人员或部门、供应商有其他要求，采购跟单应该敦促其形成书面并提交审批，否则，各方都必须尊重订单，按订单执行。