入职信息填写是人员进入团队的第一步，但是往往这样一份简单的入职信息填写会出现各种问题：重要信息填写不完整、信息属实声明没有确认签名、规章制度无学习记录等，这样不完整的入职信息会给企业和HR工作带来众多风险和麻烦。

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为什么要填写入职信息？

入职就确定了双方劳动关系，员工入职信息是组织管理和运营的重要组成部分。为了确保员工的工作环境和权益、薪资保障、福利待遇等，企业需要收集一些必要的个人信息。

1、掌握员工的真实情况：员工的学历、工作经验等信息能够帮组织快速了解员工的背景、技能、能力和潜力，以便更好地进行岗位分配和技能培训。

2.合规性和法律要求：许多国家和地区的法律法规要求公司收集和维护员工入职信息，以确保合规性。

3.薪资和福利计算：通过收集员工信息，企业可以更加精准的制定员工的薪资、福利和补贴等，有助于维护员工满意度和提升工作动力。

4.公司安全和访问权限：员工入职信息可以用于设置企业内的权限。例如，员工的身份验证和访问系统、设备和机密信息的权限控制。确保只有有权人员能够访问和使用敏感的公司资源。

5.内部沟通和协调：详细的入职信息能够帮助组织与员工快速的建立联系，通过部门划分、联系方式等，增加内部协调沟通，帮助员工更快的融入集体。

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入职信息填写存在哪些风险？

1.信息不完整或不准确的风险：员工填写的入职信息可能存在遗漏、错误或不准确的情况。这可能会导致后续的薪资计算错误、能力与岗位不匹配或其他人力资源管理问题。

2.被举证的风险：出现劳动纠纷，举证责任是企业，比如用人单位作出的开除、除名、辞退、调岗、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限、工伤事故等决定而发生的劳动争议，需要用人单位负举证责任。

3.信息虚假的风险：人员信息虚假，HR也无法一一鉴别，如：隐瞒病史、隐瞒多重劳动关系、接受过的规章制度培训后期无证据验证等。

4. 信息被误用、滥用的风险：员工入职信息可能包含个人敏感信息，这些信息在传输和存储过程中要得到充分的保护。超越合理范围使用员工信息，可能导致员工的个人权益受到侵害，企业也将面临法律风险。

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如何把控入职信息中的风险？

传统的手写入职信息表，不仅会出现错填、漏填、虚假的情况，还容易出现信息泄露，让企业面临法律风险。与此同时，很多企业借助数字化的管理方式，将入职信息填写过程进行优化，通过掌上手机就能快速进行个人信息提交，让员工信息准确率再次提高。

1.设置必填项：企业可以在设置入职信息登记表时，设置重要信息必填或必选，避免出现人员信息错填、漏填的情况。

2.信息属实必选：为避免人员信息不真实造成的用工风险，入职表一般都会设置“承诺以上信息属实......”等字样；在数字化管理模式下，人员通过手机端填写完信息时，必须勾选确认信息真实性承诺，方能提交入职表信息，减少用工风险。

3.手写签名确认信息属实：除勾选确认选项外，企业也可以在人员填写完入职表后，设置手写签名，签名内容提交后人员信息自动存档，确保员工信息属实，为企业用工安全提供多一层保障。

4.合理分配人员权限：为避免人员信息泄露，企业可以将工作职责进行划分，各权责范围内不可查看人员其他信息，减少信息泄露的风险。

人员入职信息填写在人事管理中很重要的一环，也是最容易出现疏漏的一环，慧人力智能人事通过数字化管理，帮助HR进行人事管理全流程的优化，查漏补缺，减少用工风险。