很多公司推行邮件文化，特别是大厂。

邮件能让人清晰、条理地表达想法，节省交流时间，尤其是群发邮件比微信、 QQ 沟通更正式、更有效率，且能留底保存。

邮件的便利性很强，但发邮件也没有想象中那么简单。

给公司同事发邮件，不管他是你的上级、下级或者同级，你都不应该随随便便传个文件或写几句话就完事。

如果你这样随意地对待邮件沟通，只会显得你不“职业”。

同事之间发邮件多数都是为了沟通工作，这个时候就应该用正式的书面表达。

在什么样的场合就应该说什么样的话，专业、认真的态度，才能给对方留下好的印象，让你的效率不断提高，做事事半功倍。

那么，如何发邮件呢？

1.看对象

确定邮件的主要收件人是谁，要抄送给谁，又有哪些人会阅读这份邮件。

例如你给自己的下属发邮件，分配任务的时候，要清楚任务分配的对象，是给单独一个人分配任务，还是给一个团队分配任务。

明确之后，在邮件的开头就应该有一个称谓。

2.有目的

要清楚发邮件的目的是什么。

比如，通常有以下目的：

(1）分配任务；

(2）陈述成果，汇报任务；

(3）与同事讨论，分享有价值的文件、信息；

(4）申请批准；

(5）奖励或者批评。

不管是发哪一类的邮件，都应该思路清晰、条理分明，而不是随随便便写几个字，含糊表达，让收件人感到云里雾里，不清楚你要表达的意思。

3.重设计

（1）标题

应该在标题中写明你所要表达的主题，这里使用动词最佳，最好能一句话概括你要表达的内容.

若是要发送资料，也不要干瘪地写"会议资料""仅供参考""周报""报表"之类，这样的标题会减弱阅读者的阅读*。

标准的格式应该是"时间＋地点＋人物＋明确的目标（可以是请求，也可以是会议名或资料名称等）"。

这样，你才能明确地让对方知道你所发送的内容是什么。

另外，在必要的时候，还可以加上"紧急"之类的字眼，或者任务的时限。

若是非常紧急的内容，也可以在发完邮件之后电话沟通，以免对方不能及时看到邮件。

（2）内容

除了直接罗列内容的方法，其实还可以用多种形式表达。

越能清晰表达内容的形式越受推崇，做个排列的话便是：图表＞数字＞有格式层次的文字＞无格式文字。

在表达内容的时候尽量不要长篇大论，应该简明扼要。

特别是在写英文邮件的时候，要注意表达清晰，不要有歧义；语法和拼写一定要正确；慎用缩写和简拼。

为什么要重视内容？

要知道，邮件沟通并不仅限于内部成员之间，联络客户也会用到邮件的方式。

面对客户，你代表的就是公司的形象，一封优质的邮件能够起到加分的作用。

周到、认真、负责的态度也很重要。

比如在写完正文的内容之后，也可以根据情况添加上"请阅后24小时内回复""仅供参考，可不必回复"等提示语，与收件人沟通。

在提示语处理这方面，你还得明确邮件的收件人是谁。

一般来说，有三类收件人存在：收件人﹣﹣默认要求回复；抄送人﹣﹣可以不回复；密（暗）送﹣﹣不应回复。

在做完这些之后是否就可以直接发送了呢？

不是的。

建议在文章的末尾加上自己的签名，可以是一段文字，也可以是一张图片，应包括自己的名字、职位、联系方式。

内容简单明了，要让人一眼知道你的信息，避免繁复，以造成喧宾夺主的感觉。

（3）回复

从礼貌上来讲，除非是密送的人，邮件中涉及的人都应该回复，并且包含原文。

细节决定成败，只有把控好了细节，才能更好地走向成功。

在写邮件的时候，尤其要注意小细节。

打造公司邮件文化，有利于平等交流，减轻当面沟通的压力，让公司内部更加扁平化、更加和谐。

做个擅长写邮件的人，对事业发展必将大有助力。