一、什么是岗位说明书

是指对组织中各类岗位的基本信息、目的、职责、协作关系等岗位要素给予的定义性说明。

二、岗位说明书的作用

1.是招聘、录用员工直接依据。

开展招聘工作，进行人才选拔时，岗位说明书里的任职条件是基础要求。

录用员工应该承担什么样的责任，要负责到何种程度，作为劳动合同附件的岗位说明书，事先已经明确进行了约定。

2.是目标管理和绩效考核的基本依据。

岗位说明书所规定的职责为提取考核指标指定了范围，工作目标的制定围绕这些职责展开。

3.是制定薪酬政策的间接支持。

岗位评价是合理定薪的前提，没有岗位说明书就无法进行有效的岗位评价。

4.是员工教育与培训的方向。

围绕岗位说明书中关于知识、技能和素质的要求和员工实际绩效表现，生成具体培训需求。

5.是员工晋升与发展的路径图。

上级岗位的说明书，是员工晋升发展的路径图，员工清楚知道上级岗位的要求，可以有针对性地进行自我提升，为晋升发展提前准备。

三、岗位说明的编写要点

1.合理分工，充分准备，规范编写。

(1)人力资源部门

提供规范模板，组织编写方法培训，运用问卷调查、直接面谈、观察法等检查岗位说明书的质量，审批定稿并将全部岗位汇编成册。

(2)部门负责人

指导具体编写，审核修订初稿，确保部门职能有岗位承接，对岗位的描述要由现状“是什么”转变为目标状态“应是什么”，对现存的职责交叉、职权不明的现象进行调整厘清。

(3)岗位员工

参加培训后按模板进行规范编写，遇到困难及时提出支持需求，按计划完成编写任务。

2.要素完整，行文规范，逻辑清晰。

岗位说明书要素主要有：基本信息、目的、职责、协作关系、任职资格、工作条件。要素不能缺失，与岗位无关信息也不应出现在岗位说明书中。

行文用词规范，避免口语化词语和生僻字词，动词选用适当，准确表达职责权限和角色分工，表现绩效水平的词不必写入职责中。

内容逻辑清晰，在涵盖所有工作职责的基础上将总数尽量控制在8条左右，尽量按照重要性或逻辑排序。

相同性质的职责进行总结和提炼，不同性质的职责尽量分开，职责描述满足独立而穷尽的原则，需要描述的是“做什么”而不是“怎么做”，不需要一步一步地具体描述如何完成工作，避免描述太琐碎。

3.及时更新，适应变化，保持价值。

随着经营环境的变化和企业发展，组织架构和部门职能随之不断优化，业务流程也在同步调整，岗位新增、合并，职责增减等情形频繁发生，岗位说明书应适应新情况、新要求，及时更新调整，继续发挥作用，保持价值，为管理提供支持。