那么，我们该如何选择适合的文件格式呢？除了遵照要求提交不同格式的文件，给对方无法修改的文件可能是最佳选择。

不知道你是否遇到过这样的情况：将一个 Word 文档发给同事，他回复你说文档内都是乱码，无法正常显示；在教室的电脑上打开自己精心制作的演示幻灯片，发现文字位置发生了错位。导致这个问题的原因就是「.doc」和「.ppt」在默认情况下，并不会嵌入字体。

▲ 需要在选项中开启才行

根据中国国家档案局 2014 年公布的《数字档案室建设指南》，用于分享保存的文件格式应为 OFD、PDF、PDF/A 等版式文档。只有部分特殊的重要修改稿可以以 WPS、RTF、DOC 等同级国家综合档案馆认可的格式归档保存。

虽然我们日常生活并不会像档案室这么严谨，但用 PDF 这种与程序、操作系统以及硬件设备无关的文件格式分享，自然会减少一些不必要的麻烦。

因为 Office 三件套的流行，让 Word、Excel、PowerPoint 这些可以编辑的文档格式成为了我们阅读分享的常客，但就像我们不会分享 PSD 格式的图片一样，无法修改、方便阅读，准确传递信息才是文件最重要的工作。