有时，制作好的 Excel 文件并不仅限于自己使用，而是经常会以邮件附件的形式发送给同事、顾客和客户。因此，为了让接收方能够顺利地打开 Excel 文件，我们在发送文件时需要做好准备。虽然这似乎是微不足道的小事，但如果连这些地方都考虑不到的话，我想这样的人也是无法做好工作的。

“我的电脑打不开别人发过来的 Excel 表格……”

Excel 文件有几种保存形式。使用 Excel 2007以后的版本保存文件时，初始设定为“Excel 表格”，以“.xlsx”为扩展名。关于这个保存形式，有几点需要大家特别注意。

Excel 2003之前的版本，无法打开以“.xlsx”为扩展名的文件

虽然相比以前已经大幅减少了，但如今还是有不少企业在使用 Excel 2003之前的版本。

假设，我们以邮件附件形式给客户发送对方需要的 Excel 文件。这时候，如果客户的 Excel 软件版本为2003版，而你发送的文件扩展名为“.xlsx”的话，客户就无法打开该文件。这样只能“重新发送”。

“.xlsx”形式的表格无法保存宏

Excel 中有一个叫作“宏”的功能，可以自动处理数据。直接保存“.xlsx”的文件，其中如果包含宏，在想要保存时会出现以下对话框。

按【是】，不启用宏来保存

此处若一不留意按下【是】，很容易发生做好的宏消失不见的惨剧。

为了避免这样的情况出现，请将 Excel 文件的保存形式预先设置为“Excel 97-2003文件（*.xls）”。如果不需要处理超过65536行的数据，在实际工作中用这种版本的文件来保存就足够了。具体请按以下顺序设定。

【文件】➛【Excel 的选项】➛点击【保存】➛将【文件保存格式】下拉选项改为【Excel 97-2003文件（*.xls）】

【文件保存格式】设置为【Excel 97-2003文件（*.xls）】

用的不是2003以前的版本，又要处理65536行以上的表格数据，选择【Excel 启用宏的工作表（*.xlsm）】也可以保存。

保留1个新建工作簿的初期工作表

通常来说，新建 Excel 文件时，最初的工作表数量为3个（Excel 2013版开始，基本设定为1个）。这样一来，假设你把表格数据输入第1张工作表中，以邮件附件形式发送给了同事、上司或客户。对方收到后，一打开发现总共有3张工作表，然后很可能会逐一去检查第2张、第3张工作表里是否有内容。

“为什么要给我发送空白的工作表……”

为了不引起不必要的误会，希望各位读者要注意删掉多余的工作表。也许这件事看似很简单。但还是希望大家对他人抱着“不给别人添麻烦”的态度去做这件事。可是不管怎么说，每次都要特意删掉多余的工作表也很麻烦，并且也容易忘记。因此，请大家按照以下步骤设置，在新建 Excel 表格时设定为保留1个工作表。

【文件】➛【Excel 的选项】➛【常规】➛点击【新建工作薄时】➛【包含的工作表数】设定为1后点击确定【包含的工作表数】设定为1

有时候我也会听到有人这样问：“大多数情况下使用 Excel 文件时都会变成3个以上工作表，一开始就设定为3个不行吗？”针对这一疑问，我想反问一下：

“如果最终还是少于3个工作表的话，不仅需要特意删除，还有可能忘记删除，留下这样的隐患有什么好处呢？”

如果想要更多的工作表，使用快捷键 Shift F11 就能立刻追加。并且在 Excel 2013版中，初始工作表数量已自动设定为1个。“一开始就觉得工作表有3张比较好”这种想法也没有意义。实际上，有非常多的朋友和我说：“幸亏知道了这个方法”。

确认“设置打印区域”

“用 Email 发送 Excel 时，请先好好检查一下‘设置打印区域’再发送。”

在我还是一个上班族的时候，我的领导不止一次这样提醒过我。我认为打印出来是1张完整的页面，但实际打印出来却足足打了3页。我经常被领导训斥“太浪费打印纸了！”用 Email 发送 Excel 文件时，收件人有可能会打印 Excel 文件。如果你没有事先确认“设置打印区域”，本来只想打印在1张纸上，而实际打印区域却是2页，造成了纸张的浪费。当然了，需要打印的人也有必要事前进行确认，但还是需要制作文件的人事前设定好打印范围。

比如，你制作了一个比较大的表格。