第一节 会计电算化法规制度
会计电算化是指采用会计核算软件代替手工记账的过程，是一种技术手段，因此必须要有一系列的指导原则和约束制度，才能够保证其结果契合用户的需要。我国《会计法》规定，使用电子计算机进行会计核算的，其软件及生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料以及会计账簿的登记、更正必须符合国家统一会计制度的规定。这是因为在实践过程中，会计软件由于技术设备和操作人员方面的原因，导致生成的会计数据并不一定完全与国家统一的会计制度相符合。为了更加具体地指导全国的会计电算化工作，财政部制定并颁布了《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》、《会计基础工作规范》和《会计档案管理办法》等一系列制度和实施办法，对单位使用会计核算软件、软件生成的会计资料、采用电子计算机替代手工记账、电算化会计档案保管等会计电算化的具体实施过程和程序作了详细说明。在这些制度与办法中，《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》从会计电算化的总体方面作了细致规定，《会计核算软件基本功能规范》对会计软件提出了一系列基本要求，《会计基础工作规范》和《会计档案管理办法》则对会计电算化进行了补充与完善。
《会计电算化管理办法》规定，在我国境内销售的商品化会计核算软件应当经过评审。商品化会计核算软件评审工作由省、自治区、直辖市财政厅（局）或者财政部组织进行。计划单列市财政局经财政部批准，也可以组织商品化会计核算软件的评审。通过评审的商品化会计核算软件，由组织评审的财政部门核发财政部统一印制的《商品化会计核算软件评审合格证》。取得《商品化会计核算软件评审合格证》的商品化会计核算软件，在国内的销售不受地区的限制。这一规定明确了会计核算软件的评审过程。
《会计电算化管理办法》同时强调，采用电子计算机替代手工记账的单位，应当具备以下基本条件：
（1）使用的会计核算软件达到财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》的要求。
（2）配有专门或主要用于会计核算工作的电子计算机或电子计算机终端并配有熟练的专职或者兼职操作人员。
（3）用电子计算机进行会计核算与手工会计核算同时运行3个月以上，取得相一致的结果。
（4）有严格的操作管理制度。主要内容包括：
1）操作人员的工作职责和工作权限；
2）预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施；
3）预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经核对而登记机内账簿的措施；
4）必要的上机操作记录制度。
（5）有严格的硬件、软件管理制度。主要内容包括：
1）保证机房设备安全和电子计算机正常运转的措施；
2）会计数据和会计核算软件安全保密的措施；
3）修改会计核算软件的审批和监督制度。
（6）有严格的会计档案管理制度。
上述六点要求从各个方面对会计电算化取代手工记账的条件作了说明解释。以第4点为例，要求实行电算化的单位必须具有必要的上机操作记录制度，这样，发生问题时，查询已有记录，就能够有效地找到问题所在（误操作等）和划分不同人员的责任。
又比如《会计核算软件基本功能规范》作了如下规定：会计核算软件具有按照初始化功能中的设定防止非指定人员擅自使用的功能和对指定操作人员实行使用权限控制的功能。比如，记账和审核不能是同一操作员，已经记账的凭证不允许删除，而只能在后续的操作中予以补充更正，但已审核未记账的凭证可以取消审核，由制单人进行修改后再进行审核、记账等操作。《会计核算软件基本功能规范》还规定会计核算软件遇有以下情况时，应予提示，并保持正常运行：
（1）会计核算软件在执行备份功能时，存储介质无存储空间，数据磁带或者软磁盘未插入，软磁盘贴有写保护标签；
（2）会计核算软件执行打印时，打印机未连接或未打开电源开关；
（3）会计核算软件操作过程中，输入了与软件当前要求输入项目不相关的数字或字符。
对存储在磁性介质或者其他介质上的程序文件和相应的数据文件，会计核算软件应当有...
这些规定都涉及对会计核算软件的功能要求。软件只有具备了这些功能，才能在实践中满足用户的使用需要。
1996年国家财政部发布的《会计基础工作规范》指出，开展会计电算化和管理会计的单位，可以根据需要设置相应工作岗位，也可以与其他工作岗位相结合。实行会计电算化的单位，对于机制记账凭证，要认真审核，做到会计科目使用正确，数字准确无误。打印出的机制记账凭证要加盖制单人员、审核人员、记账人员及会计机构负责人、会计主管人员印章或者签字。这侧重从会计电算化岗位和会计记账凭证进行论述，指出会计电算化需要按照工作实际，因事设岗；同时规定机制会计凭证应当和手工凭证一样，具有真实性、合法性。
下面着重分节介绍会计电算化的基本要求，涉及会计核算软件、电算化岗位设置、以计算机替代手工记账的条件、档案管理等内容。
第二节 会计核算软件的要求
一、会计核算软件的基本要求
根据《会计法》和国家统一的会计制度规定，会计核算软件设计、应用及维护应当符合以下基本要求：
（1）会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作效率。
（2）会计核算软件应当按照会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。
（3）会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。
（4）会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。
（5）会计核算软件应当符合国家标准GB/T 19581—2004《信息技术 会计核算软件数据接口》的要求。
（6）会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。
（7）会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。
（8）单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行环境，应当建立相应的审批手续。
（9）会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。
二、会计数据输入功能的基本要求
会计电算化中，输入功能的实现主要有这样几种方式：一是由具有相应权限的人员手工录入，如出纳员录入现金、银行存款凭证单据；二是通过存储介质输入，如通过U盘导入数据；三是从其他业务系统传入数据。输入的数据主要有三类：初始数据，如年初数等；记账凭证数据；原始凭证数据。
（一）对初始数据输入的基本要求
会计核算软件应当具备以下初始化功能：
（1）输入会计核算所必需的期初数字及有关资料，包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等。
（2）输入需要在本期进行对账的未达账项。
（3）选择会计核算方法，包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。会计核算软件对会计核算方法的更改过程，在计算机内应当有相应的记录。
（4）定义自动转账凭证，包括会计制度允许的自动冲回凭证等。
（5）输入操作人员岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等。
（6）提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。
（二）对记账凭证输入的基本要求
记账凭证又称记账凭单，或分录凭单，是会计人员根据审核无误的原始凭证按照经济事项的内容加以区分归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证。记账凭证是登记账簿的直接依据。会计核算软件应当具备输入记账凭证的功能，包括一张完整的记账凭证所必须具备的各类要素，如日期、编号、摘要、会计科目、附件单据数目等，同时，核算软件对记账凭证编号的连续性应当进行控制。编号可由手工录入，也可由软件根据记账凭证类别自动产生。
（三）对记账凭证的控制功能
会计核算软件应当具有控制功能：
（1）正在输入的记账凭证编号是否与已输入的机内记账凭证编号重复。
（2）以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称。
（3）正在输入的记账凭证中的会计科目借贷双方金额不平衡，或没有输入金额的，应予以提示并拒绝执行。
（4）正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目，或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应予以提示并拒绝执行。
（5）正在输入的收款凭证借方科目不是“现金”或“银行存款”科目、付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目的，应予以提示并拒绝执行。
（6）对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证，应提供修改和审核的功能。审核通过后，不能再对机内凭证进行修改。已经记账的，不能再进行撤销审核操作。发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正，红字可用“－”表示。
（7）对同一张记账凭证，应当对审核功能与输入、修改功能的使用权限进行控制。按照规定，同一张记账凭证不能由同一个操作员进行输入、修改、审核，而必须执行不相容岗位相分离制度。
（四）对原始凭证输入的基本要求
原始凭证又称单据，是在经济业务发生或者完成时从外界取得或者自行填制的，用以记录或证明经济业务发生或完成情况的文字凭据。原始凭证不仅用来记录和证明经济事务完成情况，而且可以明确经济责任，是进行会计核算的原始资料和重要依据，是会计资料中最具法律效力的文件。它是填制记账凭证的直接依据。合乎规定的会计核算软件必须具有输入原始凭证的功能，并应对原始凭证输入有如下基本要求：
（1）在输入记账凭证的同时，输入相应原始凭证。采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动生成记账凭证的，在生成正式机内记账凭证前，应当对原始凭证进行审核确认。
（2）由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据的，作为原始凭证进入账务处理模块。会计核算软件应当在审核确认该原始凭证后生成记账凭证。
三、会计数据输出功能的基本要求
会计数据输出功能包括查询、打印输出、保存到存储介质（如U盘、移动硬盘）、通过数据接口传输到其他业务系统（如固定资产系统自动生成折旧凭证并传输到账务处理系统）等多种形式。
（一）屏幕查询的基本要求
会计电算化条件下，一般的日常查找，如查询凭证、了解账目、了解某一会计科目变动情况等无须每天打印，而可以通过会计核算软件的查询功能实现并在电脑上予以显示，以节省工作量，称为屏幕查询。屏幕查询应当满足以下条件：
（1）应当具有对机内会计数据进行查询的功能，能够准确有效地查询到各级会计科目的名称、编号、年初余额、累计发生额、本期发生额和当前余额等项目。
（2）应当能够准确有效地查询到本期输入的记账凭证、原始凭证。
（3）应当能够查询到本期和以前各期的总账和明细账，一般来说，可以直接按照会计期间查询，也可以设置条件查询。
（4）应当能够查询到往来项目的结算情况。如查询应收账款、应付账款、其他应付款等往来会计项目。
（5）应当能够查询到本期和以前各期的会计报表。
（二）打印输出的基本要求
会计核算软件打印输出的基本要求主要包括以下几点：
（1）会计核算软件应当按照国家统一的会计制度规定的内容和格式，打印输出机内原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账、会计报表。
（2）如果记账依据相同，总分类账可以用总分类账户本期发生额、余额对照表替代。
（3）在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。
（4）对于业务量较少的账户，会计核算软件可以提供会计账簿的满页打印输出功能。
四、会计数据处理功能的基本要求
会计核算软件数据处理功能的基本要求有这样一些要点：
（1）应当具有根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。
（2）应当具有自动进行银行对账并自动生成银行存款余额调节表的功能。
（3）应当具有机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。
（4）结账前，应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，全部登记入账后才能结账。结账后，不允许再输入上一会计期间的会计凭证。
（5）应当具有自动编制符合国家统一的会计制度规定的会计报表的功能。对于根据机内会计账簿生成的会计报表数据，会计软件不能提供直接修改功能。
（6）应当具有确保会计数据安全保密、防止对数据和软件进行非法修改和删除的功能。
第三节 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求
在会计电算化条件下，实行会计电算化的单位必须落实好岗位责任制，明确每个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专职，办事有要求，工作有检查。这是《会计电算化工作规范》提到的关于岗位责任制的大原则。建立会计电算化岗位责任制，明确人员、职责、分工，对实施内部控制与落实责任要求有积极意义，有利于会计人员钻研分管业务，实现会计工作规范化、程序化。
一、电算化会计岗位的划分及职责
按照会计电算化的特点，在会计电算化建设过程中，各单位可根据内部控制制度和本单位的工作需要，对会计岗位的划分进行调整和设立必要的工作岗位。会计电算化岗位一般可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。一般而言，出纳、主管、会计、稽核、档案管理等岗位属于基本会计岗位，电算化会计岗位则包括与会计电算工作直接相关的岗位，它的设置与单位计算机系统的特点和单位会计工作的要求密切相关，如电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析等。下面对电算化会计岗位做一些具体介绍。
（1）电算主管。可由会计主管兼任，负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，如日常管理，设置不同人员的操作权限，协调工作关系，建立岗位责任制，进行综合评价和工作质量评价；监督并保证电算化系统的正常运行，达到合法、安全、可靠、可审计的要求；在系统故障时尽快组织相关人员进行修复；对计算机输出凭证、账表的及时性和正确性进行检查；对各种电算化资源进行调配和管理等。
（2）软件操作。负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据并进行处理、备份和输出等；对记账凭证、会计账簿、报表和部分会计数据进行处理，如修改错误的会计数据；对操作过程中发现的问题及时记录并向电算维护报告；出纳人员还必须做到“日清月结”。为了胜任工作，要求软件操作员具有会计电算化初级水平，这一岗位可由基本会计岗位中的会计兼任。
（3）审核记账。负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，对会计科目及代码合法性、摘要规范性、附件完整性进行核查，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认，进行相关结账操作。审核记账人员也应具有会计电算化初级水平。
（4）电算维护。负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据，如负责电算化系统的维护以及更新换代，对计算机系统运行情况进行检查，排除故障，在人员变动和会计科目发生调整时进行维护，负责电算化系统升级改版的调试工作和软件的改进工作。一般应由专职技术人员担任，在大中型企业中尤其如此。
（5）电算审查。负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊，审查岗位设置的合理性、内部控制的完善性，监督越权操作，发现隐患及时报告处理。此岗位可由会计稽核人员兼任，应达到会计电算化中级水平。
（6）数据分析。负责对计算机内的会计数据进行分析，建立合乎单位实际的数据分析方法、分析模型和周期，并对企业的各种会计资料进行分析等。为了便于开展工作，要求数据分析人员达到会计电算化中级水平。此岗位可由主管会计兼任。
（7）会计档案保管。负责电算化数据和程序的备份，妥善保管各类纸质账表、凭证等会计资料，在规定期限内向各类电算化岗位索要会计资料并做好存档工作。
上述电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。基本岗位和电算化岗位可在符合内部控制规范的前提下交叉设置，各岗位不能一成不变，也不能过于频繁地调动，应保持相对稳定。在明确各岗位职责的同时，还应设定各岗位的操作权限。会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成，平时根据人员的变动可进行相应调整。电算主管负责设置各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。
二、中小企业实行会计电算化的岗位设置
相对于大中型企业来说，中小企业业务少，专业技术人员不多，会计业务简单，流程简便，因此中小企业实行会计电算化可适当合并操作员，降低成本，节约资源，提高效率。但中小企业设立会计电算化岗位并非没有限制，依然必须符合内部控制相关制度的要求，严格执行不相容职务分离制度，如会计出纳不能由一人兼任，软件开发人员不能同时是操作人员。
第四节 计算机替代手工记账的任务和条件
会计核算软件替代手工记账根据其外延和内涵，有两种含义与任务，各不相同。广义的含义及任务是会计核算电算化首先要达到的目标，目前只能部分替代手工记账，一般包括工资、账务处理、往来核算和会计报表等内容。狭义的含义及任务是指从手工会计数据处理方式向计算机会计数据处理方式的过渡阶段，即脱离手工会计核算工作的过程，是一个单位会计电算化工作的起点。其主要任务是完成数据整理、初始化、计算机与手工并行和甩账验收等工作。
一、替代手工记账的任务和条件
会计核算软件替代手工核算的条件可归纳为一个大前提和三个基本条件。
大前提是计算机与手工会计核算应该并行3个月以上，计算机与手工核算的数据相互一致，软件运行安全可靠；其次要求打印输出的证账表格式必须正确，签名盖章必须齐全。
三个基本条件如下：
（1）配有完备适用的会计核算软件，配有专门的或主要用于会计核算工作的软硬件系统。大型单位开展会计电算化首先应有总体规划，做到心中有数，然后分步实施，一般可选择与开发商合作开发软件。软件产品开发生成后，先运行会计核算系统的核心子系统——账务处理模块，生成凭证、账簿、报表，并考虑今后与各子系统的衔接。各单位可以根据不同情况逐步扩大电算化系统涵盖范围，由单机核算向网络化进步。
（2）配有与会计电算化工作需要相适应的专职人员。在替代以前，必须指定会计电算化初期的会计电算化人员，并完成岗位培训，取得财政部门核发的培训合格证书。培训的方式有三种：一是财政部组织开展的针对会计人员的继续教育；二是软件开发公司提供的针对会计核算软件的操作培训；三是单位根据实际需要，自行组织的会计电算化培训。
（3）建立严格健全的内部管理制度。内部管理制度包括岗位责任制、档案保管制度、会计资料管理制度和计算机系统的管理维护制度等。
二、替代手工记账的过程
首先需要进行系统初始化。系统初始化是会计核算软件启用的基础，会计核算软件的正常运行离不开初始化设置的规范、及时和完整。网络化系统实现了财务与财务管理的结合，它要求从企业整体上重新全面考虑、设计、划分、处理各项业务，也因此使初始化的工作量变得庞大、复杂。为了使初始化工作更加顺利、有成效，必须按照管理一体化系统的要求，针对企业自身的业务特点，对企业当前业务资料、管理资料、业务流程、管理方法等进行整理和规划，做好前期准备。
（一）整理手工会计业务数据
从手工会计过渡到电算化，需要对原手工账进行整理，以保证会计核算软件启用时初始数据的准确和完整。整理工作主要包括以下几方面：
（1）重新核对各类凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符。
（2）整理各账户余额。
（3）清理往来账户和银行账户。
（二）确定业务处理基本原则
业务处理基本原则即数据资料和业务操作的基本处理原则和方法，主要包括：
（1）业务处理基本信息。主要有单位的公司代码、税务登记号、开户银行及账号、专用发票精度、增值税税率、工业系统设定的期间信息、核算方式、库存控制原则等。
（2）业务处理基本规则。主要有业务流程设计、系统操作人员、岗位规范、业务处理的控制措施、所有单据的类型和编码、业务处理的规则和惯例、业务资料分类等。
（3）每个子系统的启用时间和初始化设置时间的先后顺序、每一实施阶段的处理内容等，对于管理一体化解决方案，由于各子系统之间或多或少地存在相互关联而相互牵制。
（三）建立会计账户体系并确定编码
会计账户体系是会计核算的基础，同时也是会计制度、会计业务在一个单位的具体化，因此不同的会计实体需要不同的会计账户体系。由于会计账户体系设置直接影响系统提供的会计信息的科学性、系统性，因此在会计电算化工作中必须对会计科目的设置进行规范。规范化要建立在优化传统手工会计账户体系基础上，使其适合于计算机会计系统，有助于提高会计信息的精准度。
会计账户体系的建立应主要考虑以下几方面。
1.符合财政部和有关管理部门的规定
我国的会计规范体系具有明显的统一性特点，对于一级科目名称、编码使用范围，财政部都有明确的规定，不允许各单位进行修改，只能在制度允许的条件下进行适当的增删，所以会计科目的设置必须符合财政部和有关部门的规定。
2.满足本单位会计核算与管理的要求
要根据不同单位经济业务的特点，本着全面核算其经济业务全过程及结果的目的来确定会计账户体系，使全部经济业务在所设的科目中都能得到反映。同时，提供管理所需要的信息，为考核、分析单位的经营状况，为预测、决策提供依据。总体而言，会计科目的设置应以方便提供有关的管理信息为出发点。
3.满足会计报表的要求
由于会计核算的基本成果是会计报表，所以科目体系的设置应该考虑报表的需要。凡是报表所用数据需要从账务处理系统中取数的，必须设立相应科目。
4.保持体系完整
会计账户体系必须是一个完整的体系，因此会计科目的设置要充分考虑科目体系的完整性，不能只有下级科目而没有上级科目。
5.保持相对稳定
科目稳定性是会计核算的基本要求。在计算机会计系统中，由于会计数据的处理是计算机自动完成的，而处理的基本依据是会计科目，为了保证数据处理正确，科目稳定性就更为重要。
同时，为了更方便地反映科目之间的上下级关系，便于计算机识别和处理，提高输入速度，促进核算工作的规范化和标准化，必须对会计科目进行编码。编码时对多级科目、部门、人员要有通盘考虑，选择与单位实际相适应的编码方案。
科目编码一般是在手工核算编码基础上根据电算化需要改进而成的，采用科目全编码方案。
6.要考虑与核算模块的衔接
会计核算软件是一个系统软件，因此，凡是与其他核算模块有关的科目，在整理时应将各核算大类在账务处理模块中设为一级科目。
（四）会计核算软件的初始化
会计核算软件初始化是确定软件核算规则和输入基础数据的全过程的总称，它用来促成由通用会计核算软件向合乎单位实际情况的专用会计核算软件的转换，并在此过程中实现由手工处理方式向电算化处理方式的转变。
例如，账务处理初始化包括设置账套基本信息、凭证类别、会计科目、未达账项，输入初始数据等。工资核算初始化主要为设置工资项目、部门编码、工资类型、运算方法等。报表处理初始化通常是指报表的设置，如设置报表格式，设置表内计算公式和审核公式等。
（五）计算机与手工并行
在使用会计核算软件的最初阶段，有一个手工处理与计算机处理并行的阶段，以此检查会计电算化系统是否完备，操作人员是否适应，查找运行中出现的问题并予以解决，发现管理漏洞以便于建立完善的内部管理制度。并行阶段是手工系统转向电算化系统的试验时期，也是手工系统和电算化系统相适应的时期。
并行期间，可以用计算机打印输出的记账凭证代替手工填写的记账凭证与原始凭证，经审核装订成册作为会计档案保存，并可据此登记手工账簿。
并行期间应当选择会计业务较多、所涉及各个模块较多的时期，如年初、年末、月初、月末等时期，才能全面比较人机数据。比较时要注意做好如下几点：
（1）检验核算方法的正确性与合规性。
（2）检查会计账户体系的有效性。
（3）检查操作员的操作正确性。
（4）注意纠正软件程序错误和业务处理错误。
在检查中，发现任何错误，都要及时组织技术力量，查明原因，解决问题，并依据检测出来的问题，进一步完善会计电算化管理制度和软件系统。
（六）甩账
财政部在印发《会计电算化工作规范》的通知中指出，用电子计算机代替手工记账是会计电算化的阶段性目标，各地区、各部门要对这一工作加强指导和监督，制定替代手工记账的管理办法，保证这一过程的顺利实施，采用电子计算机代替手工记账简称“甩账”。
替代了手工记账后，各单位应做到当天的业务当天登记入账，期末及时结账、打印输出会计报表，灵活运用计算机对数据进行综合分析，定期或者不定期向单位领导报告主要财务指标和分析结果。
第五节 会计电算化档案管理的基本要求
为了对会计电算化进行全面管理，企业应切实做好会计档案管理工作。会计档案管理主要是建立和执行会计档案立卷、归档、保管、调阅、销毁等管理制度。电算化后，大量的会计数据存储在磁盘中，而且还增加了各种程序、软件等资料。会计数据不仅包括会计凭证、账簿、报表，还包括会计电算化组织实施过程中产生的各种资料，如软件设计书、系统分析书、各种说明性资料等，各种账表也与原来的有所不同，主要是打印表，这些都对原有的档案管理工作提出了新的要求。会计电算化档案管理要根据《会计法》的基本要求，并结合电算化特点来进行。其目的是保证和监督按照国家统一会计制度产生会计档案，确保其安全性和保密性，并保证会计档案能够得到合理有效的利用。
各单位应制定档案管理制度，主要涵盖会计资料进入档案管理及退出档案管理的这个时间段内，为确保档案管理目的的实现而形成的制度与规定。主要包括存档的审批手续、安全保密措施、管理员责任制度、分类管理办法及实施意见、使用档案的申请审批制度和会计资料的保管期限及销毁手续等。
档案管理的主要内容包括：
（1）实行会计电算化的单位应当保存打印出的纸质会计档案。打印要求有：现金日记账和银行日记账每天都要打印输出；明细账一个会计年度打印一次或者有需要时打印；总分类账科目余额、发生额对照表每月打印一次；会计报表每月打印一次并保存。对于那些打印量极大的单位来说，为了适当减少工作量，可以采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案，但首先要由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。
（2）会计电算化档案包括机内会计数据、软盘等备份的会计数据，以及打印输出的会计凭证、会计账簿和会计报表等数据。其中记账凭证应有输入人员、审核人员和主管人员的签名或盖章。
（3）系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管。开发资料一般包括系统分析书、设计书、测试报告、各类编码说明、代码清单等。软件系统在保管期限内要注意做好旧版本的升级管理。
（4）会计电算化档案管理要严格遵守财政部有关规定，并由专人负责。要建立严格的档案管理制度。存档、使用的审批手续，保管期限和销毁的程序都要有相应规定，如借阅档案要履行审批手续，经办人要签字作记录，未经审批不得带出和外借。还要做好安全保密工作，制定档案分类管理办法等。
（5）对会计电算化档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。
（6）对采用存储介质保存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于存储介质损坏而使会计档案丢失。对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，保管截止日期是该软件停止使用或有重大更改之后5年。
练习题
一、单选题
1.用电子计算机生成的会计资料应当符合（ ）的要求。
A.会计人员习惯
B.单位主管
C.行业规则
D.国家统一会计制度
2.会计电算化岗位中，软件操作应达到会计电算化（ ）水平。
A.中级 B.初级
C.高级 D.专业技术员
3.会计电算化岗位中，电算维护岗位应达到会计电算化（ ）水平。
A.中级 B.初级
C.高级 D.专业技术员
4.会计电算化系统开发过程中的资料保管期限是停止使用或有重大更改之后（ ）。
A.7年 B.10年
C.5年 D.永久性保存
5.会计软件系统在保管过程中要特别注意（ ）。
A.防止数据毁损丢失
B.防火防盗
C.不断进行测试以确保软件正常使用
D.升级管理
6.以下文件中，对会计核算软件提出基本要求的是（ ）。
A.《会计法》
B.《会计电算化管理办法》
C.《会计电算化工作规范》
D.《会计核算软件基本功能规范》
7.会计数据输入的基本类型不包括（ ）。
A.初始数据 B.原始凭证数据
C.记账凭证数据 D.账表数据
8.下列岗位中，不属于电算化岗位的是（ ）。
A.出纳员 B.电算主管
C.数据分析 D.会计档案保管
9.负责保证计算机软、硬件的正常运行，管理机内数据的岗位是（ ）。
A.电算审查 B.电算维护
C.软件操作 D.会计档案管理
10.下列岗位中，与软件操作相容的是（ ）。
A.电算维护 B.审核记账
C.电算审查 D.电算主管
二、多选题
1.电算主管的职责有（ ）。
A.负责电算化系统日常管理
B.协调各岗位工作关系
C.维护计算机系统软、硬件正常运行
D.检查岗位设置的合理性
2.下列不属于审核记账的职责是（ ）。
A.进行结账操作
B.打印相关账表
C.监督计算机系统运行
D.负责电算化系统升级换版的调试工作
3.会计档案保管的职责有（ ）。
A.做好各类会计数据的安全保密工作
B.做好各类会计数据的存档保管工作
C.按规定期限，索要会计数据以便保存
D.发现系统问题或者隐患，及时上报并提出处理意见
4.在电算化与人工并行阶段，进行人工与计算机数据对比，要（ ）。
A.检查各类核算方法
B.检查会计科目体系有效性
C.考察操作准确性
D.纠正会计核算软件程序错误或业务处理错误
5.保存会计数据是会计电算化工作中的重要组成部分，会计数据包括（ ）。
A.会计凭证 B.会计账簿
C.会计报表 D.其他会计资料
6.电算化条件下，打印明细账的期限是（ ）。
A.每月
B.每年
C.有需要时都可打印
D.每日
7.屏幕查询功能中，应当可以查询（ ）。
A.本期和以前各期的总账、明细账
B.往来项目结算情况
C.本期输入的记账凭证和原始凭证
D.本期和以前各期的会计报表
8.电算化条件下，对记账凭证输入必须有所控制，其基本要求有（ ）。
A.正在输入的记账凭证编号和已有凭证编号重复，提示并拒绝保存
B.借贷双方金额不平衡，予以提示并拒绝保存
C.有借方科目无贷方科目，予以提示并拒绝保存
D.未经审核的记账凭证不能进行修改
9.电算化条件下，会计数据处理的基本要求有（ ）。
A.会计核算软件应当具有记账功能
B.会计核算软件应当具有自动与银行对账的功能
C.会计核算软件应当提供按照规定的会计期间进行结账的功能
D.满足用户的一切要求
10.《会计电算化工作规范》中提出了建立会计电算化岗位责任制的原则有（ ）。
A.事事有人管 B.人人有专职
C.办事有要求 D.工作有检查
三、判断题
1.质量可靠的会计软件一定符合国家法律法规以及统一会计制度的规定。（ ）
2.会计核算软件中的文字输入可以有外语。（ ）
3.已经记账的凭证，可以直接修改。（ ）
4.电算维护和软件操作彼此是不相容的职位。（ ）
5.会计电算化岗位人员上岗操作前，必须具有财政部门核发的培训合格证书。（ ）
6.电算化条件下，现金、银行明细账不需要“日清月结”，可在有需要时打印。（ ）
7.软件开发过程中的系统开发书不属于会计资料而属于系统开发数据，开发完毕无须保存。（ ）
8.重要的会计档案必须备份。（ ）
9.确定会计电算化编码的基础是手工核算编码。（ ）
10.大型单位开发会计电算化系统可以总体规划、一步到位。（ ）
