企业档案收集归档工作就是按照国家有关规定，通过切实可行的措施和方法，把对国家和企业有保存和利用价值的种类文件材料集中到企业档案管理部门，使他们得到安全保存的工作。

一、档案收集工作

1.文件归档的交接

（1）文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随同已整理的文件向档案部门移交。

• 《档案交接登记表》要包括以下内容：
• 移交时间，应将年月日填写齐全。
• 移交部门，填写规范的部门简称。
• 序号，填写文件整理时的文件编号。
• 题名，填写完整的文件题名。
• 年度，填写文件制发的年度。
• 文号，填写文件制发的编号。
• 图号，直接填写图样的代号。
• 页数，填写每份文件有信息的页面总数。
• 保管期限，填写每份文件的保管期限。
• 备注，填写文件有缺损或其他需说明的事项。

（2）档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案交接登记表》签字后各保留一份。

2. 档案与资料的收集

收集工作有两种形式：

一是对内收集，即按企业归档制度的要求接收企业内各部门形成的文件材料；二是对外收集，即企业根据国家有关政策和规定，对外单位保存的有关档案材料进行征集、购买或接收。

• 企业应接收所属单位因产权变动后属本企业所有的档案。
• 企业应根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案。
• 企业可根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料。
• 企业可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料。
• 企业可根据需要向社会、离退休人员征集档案、资料。
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二、档案的归档

1．文件材料归档范围

企业有4个方面的文件材料应纳入归档范围：

（1）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料。

（2）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料。

（3）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料，社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料，所属和控股企业报送的重要文件材料。

（4）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。

2.归档时间

（1）管理类文件材料的归档时间，一般应在办理完毕后的第二年一季度完成归档工作。

（2） 对于一些特殊的文件材料，可以针对具体情况适当放宽归档时间。例如，一些未办结的案件，可等到整个案件结案后，将文件材料整理好，根据办案部门的需要可以继续保存一年后再行归档；对于企业产品销售工作中形成的市场信息、用户调查等动态信息，可采用复制的办法将原件按阶段归档。

（3）产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件材料应随时归档。

（4）重大活动、重要会议形成的文件、照片、录音、录像等，在活动结束后应随即归档。

3. 归档要求

（1） 文件形成部门应根据归档范围和归档要求，定期整理应归档文件材料，编制归档文件目录及移交清册，经双方在移交清册上签字确认后，移交档案管理机构。

（2） 归档的文件材料应齐全完整、真实准确，签章完备。没有签字签章或签字签章不完备的应要求相关责任人补签。

（3） 归档的文件材料的制 成材料和书写材料必须符合档案保管保护的要求。

（4） 归档文件一般应为原件。特殊情况下，如果无原件，可归复印件，对接收的外单位的文件，在无法提供原件的情况下，最初接收的文件可视为原件，并在备注项或备考表中说明原件保存处。

（5）归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁。

档案的收集归档工作是档案业务工作的基础，是将企业档案信息资源进行集中管理的重要环节。通过收集工作直接反映档案齐全完整的程度与整理质量的高低，是一个企业档案管理能力集中体现。

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