记录:原原本本地记录会议上讲的话。
纪要:在记录基础上进一步加工整理,形成概要性的文字,反应会议精神。
会议记录和纪要的内容不同体现在两个方面:
1️⃣性质不同
会议记录:讨论发言的实录,属事务文书。
会议纪要:只记要点,是法定行政公文。
2️⃣功能不同
会议记录:一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档。
会议纪要:通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。
二、会议纪要的结构1️⃣开头
会议概况:时间、地点、名称、主持人、与会人员、基本议程等
2️⃣主体
会议要点
3️⃣结尾
会议总结、发言评价、主持人的要求、发出的号召、提出的要求等
会议纪要的最基本要求:内容的纪实性,如实反映会议内容,不能离开会议实际搞在创作,不能认为拔高、深化和“填平补齐”
会议纪要的最总体要求:要言不烦
三、会议纪要的类型根据适用范围、内容、作用分为以下三类:
1️⃣办公会议纪要(日常行政工作类会议纪要)
用于单位开会讨论研究问题,商定决议事项,安排布置工作
目的为工作开展提供指导依据
如:领导例会纪要、领导办公会纪要
2️⃣专项会议纪要(协商交流性会议纪要)
用于交流会、研讨会、座谈会等
目的听取情况、传递信息、研讨问题、启发工作
3️⃣代表会议纪要(程序类会议纪要)
用于记录会议议程和通过的决议,以及今后的工作建议
如:党代会会议纪要、职工代表大会会议纪要
四、会议纪要的行文用语1️⃣避免“口语化”
与领导风格相适应,需要保留一些领导发言的风格和亮点,过于口语化的内容要适当修改。
2️⃣语言平实
❗少用带有感情色彩及夸张意味的形容词
❗少用“而且”、“不但”、“因此”等过渡虚词
3️⃣用词把握分寸
领导对成绩的肯定、对问题的分析、对意见的态度,要根据实际情况酌情用词,不能过于夸大
4️⃣表述方式
一般采用“第三人称”,并以会议作为表述主体
如:会议认为、会议指出、会议决定、会议要求、会议强调
要学会捕捉核心概念和提法,不能遗漏或缺失,涉及上级精神、工作目标、重要数据、责任分工、费用进度等信息时,务必准确。
五、会议纪要起草方法1️⃣程序上
介绍工作情况、讨论、领导总结等。其中,讨论和总结两个部分很重要
2️⃣议题上
把握核心议题
3️⃣人员上
把握在场位阶最高领导的主要观点和意见
六、写作步骤和要点!!!1️⃣认真做好会议记录
2️⃣围绕主题选择布局
3️⃣正确处理层级结构
会议纪要的正文一般由前言、主体和结尾三个部分组成。
主体部分是核心内容,按照逻辑关系可以分成三块:
一是会议精神,一般由“会议认为”等导语开,写工作的总体情况分析、工作的重要意义和主要原则等,既要详尽细致又要提炼概括,做到简洁明快、详略得当;
二是会议成果,一般由“会议明确”“会议决”“会议指出”等导语开头,写会议对问题怎么办、工作怎么干等总体上的决策和部署;
三是会议要求,一般由“会议要求”“会议强调”等导语开头,写具体的工作安排和各部门要承担的具体任务等。这三块内容要分层次叙述,做到逻辑分明、条理清晰。
七、会议纪要小锦囊1️⃣为了更好更快地记录,纪要人要有自己的速记方法,例如一些自己习惯的符号、记号、简写等,提高记录的准确性和速度。
2️⃣纪要人必须在会议现场,如果万一出现需要代拟纪要的情况,需向在场人员了解核实情况,或者听录音回放。
3️⃣会议纪要要与督办工作做好衔接,由相关人员将纪要中有关任务梳理成待办事项进行督办。
4️⃣纪要人要做好纪要的存档工作,便于后查阅,需要注意的是纪要在报送的过程中可能会由相关部门、领导进行多次修改,一定要存档领导签字确认的最终版。