了解完账簿及其用途后,我们要开始建账操作了。在建账操作环节主要了解两方面的内容:一、启用账簿;二、期初设置。
一、启用账簿 一般情况下,启用账簿可以分为两种情况:经营期企业更换账簿和新设企业启用账簿。大部分的会计账簿一年更换一次,因 此,在每年年初应启用新的会计账簿。为了使新旧账簿中的数据是连续的,应承接上期同类型的账簿进行启用。
为了保证账簿记录的合法性和会计资料的完整性,明确记账责任,在启用会计账簿时,应在账簿封面上写明账簿名称和单位 名称。
账簿应具备封面、扉页和账页三大基本内容。
(一)封面:主要用来标明账簿的名称,如:总分类账、各种明细分类账、现金日记账、银行存款日记账等。
(二)扉页:主要用来列明会计账簿的使用信息,如科目索引、账簿启用和经管人员一览表等。
在启用账簿时,账簿扉页上应当附启用表,内容包括:启用日期、账簿页数、财务负责人和主办会计签名并加盖名章,最后 再盖上单位公章。如图1-2-3所示:
账簿启用及交接表的要素:
1、机构/账簿名称: 将营业执照上的企业名称填写在①处;按照账页格式填写在②处,如现金日记账,总分类账。
2、账簿编号/页数:
在③处填写账簿的序号;在④处填写账簿页数。(活页式账簿,在装订后填写) 3、启用日期: 在⑤处填写账簿开始使用日期。
4、经管人员: 由财务负责人、主办会计分别在⑥、⑦处签字并盖章。
5、在⑧处加盖公司公章
填写账簿启用及交接表的步骤如下:
(1)根据企业《营业执照》上所载的企业名称填写“机构名称”。
(1)填写账簿名称、账簿编号、账页编号、启用日期。其中,账簿名称一般为总分类账、现金日记账、银行存款日记账等; 账簿编号和账页编号、启用日期按实际启用时的编号和启用日期填写。
(2)经管人员签名、盖章。企业启用账簿时,需明确记账责任。因此,会计人员应根据部门职员档案表填写负责人和主办会 计的名字,并盖章。此外,会计人员应于启用账簿当日填写账簿启用日期。
(3)在启用页加盖公司公章,按规定贴上印花税票,并划线注销。
(一)账页:是账簿用来记录经济业务的主要载体,包括账户的名称、日期栏、凭证种类和编号栏、摘要栏、金额栏以及总 页次和分页次等基本内容