一

信函格式公文实际使用的时间很长，不过却一直不知道这种公文格式的官方名及具体格式规定。自从研读《党政机关公文格式》 GB/9704-2012后，才有所了解。

今天具体来说一说。

“函”是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时使用的公文文种。

需要明确，“函”这个文种必须采取信函格式；

而信函格式所使用的文种不仅仅限于“函”，还可以应用到平行文或下行文“意见”“通知”“批复”等。

但如“请示”“报告”这类上行文不可采用信函格式。

二

官方对信函格式的规定：

发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。

发文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。

第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

首页不显示页码。

版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。

三

我们进行解读：

01 发文机关标志位置不完全在页眉处，一部分占有版心的位置。

发文机关标志不加“文件”二字，我们可以选择使用2号小标宋，对应的大小为22磅=7.76mm。因为发文机关机关标志距上页边30mm,所以发文机关标志有7mm在页眉内，0.76或更多位于版心处。

02 红色双线的高度

粗红线我们按照标准公文的要求，使用1.5磅，细红线我们暂且使用0.75磅（1.5磅=0.53mm，0.75磅=0.26mm）。

我们将两条红线的距离设置为0.1mm,则双横线的高度为约为1mm（0.53 0.26 0.1）。

03 公文第一个要素（份号、密级和保密期限或紧急程度）与红色双线的距离为3号汉字高度的7/8，应该是4.94mm.

3号汉字高度为5.64mm，然后乘以7/8应为4.94mm。

04 首页不添加页码

05 信函首页第二组红色双线（上细下粗），位于距下页边20 mm,可推算出距版心下边缘为15mm.

06 结合正式公文和信函格式公文的规定，信函格式的版记部分是可完全省略的。

以上是制作信函格式公文的难点及要点，将其分析数字化后，做了一个标注图：

需要注意的是，发文机关标志元素我们需要借助“文本框”和“网格线”才能精确定位。

四

模板图片预览（点击可查看大图）：

本文内容文档格式下载方式如下：

私信回复“200222”即可获取。

以上，

祝好。

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