组织机构的展现形式也分多种，在 PC端通常会采用多层级列表的形式呈现，点击后可以展开下一级。在通讯录中，左侧通常会放置组织机构的完整树状结构，便于按机构进行筛选。

筛选时，也需要注意，通常只会展示当前机构下的直属人员，而不会展示全部的下级机构的人员。比如A 部门有下级机构 B，A 部门同时还有直属人员 P1、P2，B 部门有直属人员 P3、P4。那么当选中的部门是 A 时，只会展示 P1、P2这两名成员，而不会展示机构 B 的 P3和 P4。

在手机端，考虑屏幕尺寸，组织机构通常需要逐层级点击进入，而不会通过展开折叠来展示完整的组织机构。

考虑通过组织机构快速找人，不管哪种方式，都需要支持通过组织名称搜索具体的机构。

通讯录实际上就是对企业内外部人员的档案信息的管理，关键的信息是联系方式。所以，在添加人员时，通常需要姓名、手机号、头像（照片）、所属机构、职位、邮箱等基本信息；如果是人事类的，还会需要提供身份证号、银行卡号、入职时间、在职状态（正式、试用、返聘等）等信息。

当然，信息字段很难覆盖各个企业的管理要求，比如像阿里系还会有花名这种称呼方式。个人的建议是，每家企业的通讯录管理方式都不同，我们通讯录的字段可以支持自定义，以及设置是否必填。钉钉在这块可以说是做得比较好的了，既支持自定义字段、还支持设置展示的字段、人员可自行填写的字段以及可被搜索的字段。

这里还有一个问题就是人员是否支持跨部门任职，也就是所属机构有多个。一般这种情况比较少见，但是在大企业来说，一人管理多个部门是很常见的。在沟通中，这类人需要同时出现在多个部门群聊中，因此建议是允许所属部门多选。

同时，考虑我们讲的提高沟通效率，我们需要支持快捷方式找人。在沟通的主页面，提供全局的联系人搜索是非常必要的。而且，搜索出来的联系人不能仅仅只有姓名，因为会有重名的情况需要同时附带组织机构信息以及职位信息，比如 xxxx 公司xxx 部门产品经理。这在跨机构沟通时非常必要，比如在大型企业需要其他部门的人协助的时候，通常会告诉我们说“你去找 xxx”。我们得到的信息只有一个姓名，而大企业里重名是很常见的（甚至一个部门都可能重名）。这个时候我去搜索联系人的时候，就需要机构和职位信息来辅助确定到底要找哪一个人。

下图是钉钉搜索某个联系人的信息。

通常来说，为了便于联系，我们会在内部通讯录公开员工的通讯方式，比如手机号、邮箱等字段，并且允许在沟通工具上直接找到某个成员发送消息。但是，这也会有另外情况，那就是我们接下来要说的避免负向沟通。

我曾经见过一个成立了20多年的传统企业，老板是白手起家，早些年经常亲临一线，因此和很多基层员工关系很密切。但是随着企业发展壮大，老板处理的事情也就越来越多，然而这个时候可能还会有很多基层员工经常通过在线沟通工具找到他 —— 结果导致他消息泛滥，干脆就不用这个软件了。这种情况下，虽然便于了基层员工找老板，但是却耗费了老板很多宝贵的时间，反而降低了效率 —— 这就是负向沟通的典型情况。

针对上面说的负向沟通的情况，解决方案是开启所谓的高管模式，即对于高管，可以限制直接找他沟通的方式以及人群范围。比如，钉钉的高管模式设置界面如下，可以让高管屏蔽所有的信息 —— 然后只有设定范围内的成员才可以与高管沟通。